企业档案管理规范.pptVIP

需要注意的问题： 1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善。一是归档文件的内容更加广泛；二是归档材料的载体形式更加多样； 三是归档材料的价值鉴定更加复杂。 3、在确定档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。 7.3.3 文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种：定期归档 随时归档 应该随时归档的其它文件： 1、资产与产权相关文件是需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、产权变动及人员变动应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。 第六十二页，共一百二十七页。 7-3-3-1、经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作形成的文件一般应在办理完毕后第二年一季度归档。 7-3-3-2、科研开发、项目建设形成的文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，(竣工验收后3个月内向相关单位档案机构移交) 周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 7-3-3-3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 7-3-3-4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。 第六十三页，共一百二十七页。 7-3-3-5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其它载体归档时间一致。 逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的逻辑归档可实时或定时进行，权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作： （1）对照文件归档范围对电子文件进行界定； （2）按照有关规定对查询归档电子文件进行授权； （3）对接收的电子文件及时进行著录标识； （4）对接收的电子档案进行备份安全保护。 第六十四页，共一百二十七页。 物理归档：是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。物理归档应按照有关纸质文件的规定期完成，物理归档的主要有8点要求： （1）凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档； （2）把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝； （3）目前推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体； 第六十五页，共一百二十七页。 （4）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签； （5）特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件； （6）将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》； （7）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录； （8）归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。 第六十六页，共一百二十七页。 电子文件的归档管理目前仍然实行“双套制”，即具有永久保存价值的文字或图表形式的电子文件，必须制成纸质或缩微品载体形式的文件，归档时应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。 电子文件归档时，还应注意收集： （1）支持性文件，指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统； （2）数据文件，指各种数据材料； （3）与电子文件有关的各种纸质文件，主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等，以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件，如设计任务书、操作手册等。 第六十七页，共一百二十七页。 电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在：“双轨制”要求和特别要求。 电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工作： 1）检查电算化会计文件在形成阶段进行准确性的鉴定和监管时，录入员、稽核人员和会计主管人员的签章手续是否完备； 2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软件程序备份是否按规定同时归档； 3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。 第六十八页，共一百二十七页。 7-3-3-6、磁带、照片及底片、胶片、实