城建档案著录与检索基础知识.pptVIP

第五节 城建档案计算机检索(3) 二、建立计算机检索系统的条件 1.硬件条件：包括计算机主机、外存储设备、信息输入和输出设备等。 2.软件条件 ：包括系统软件、应用软件。 3.数据库 ：按一定结构和规则组织起来的有序数据的集合。是计算机城建档案检索系统正常运行的物质基础。 第二十一页，共三十四页。 第五节 城建档案计算机检索(4) 三、著录工作 著录工作又可称前处理工作，是建立计算机检索系统前所进行的数据准备工作，是在建立计算机档案目录数据库时，对档案内容特征进行分析、选择和记录的过程。在计算机检索系统中，档案检索是通过对数据库的搜寻实现的。而数据库的建立，必须依赖于档案目录项目的输入。所以，城建档案著录工作是实现计算机检索的前提条件。 第二十二页，共三十四页。 第五节 城建档案计算机检索(5) 四、计算机检索方法 关键字检索 在日期范围中检索 模糊检索 全条件检索 全文检索 第二十三页，共三十四页。 第五节 城建档案计算机检索(6) 五、计算机检索的基本流程 完整的计算机检索系统由存储（信息输入）、检索（查找）、输出三个分系统组成。 (1)窗口查询； (2)触摸屏查询； (3)网上查询。 第二十四页，共三十四页。 城建档案著录与检索 主讲人：吕灿 第一页，共三十四页。 第一节 城建档案著录(1) 城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则,把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。 目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才便于计算机实现非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。  依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》 第二页，共三十四页。 第一节 城建档案著录(2) 一、著录级别 （1）（工程）项目级著录 （2）案卷级著录 （3）文件级著录 第三页，共三十四页。 第一节 城建档案著录(3) 二、著录格式 按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。 （卡片式还使用段落符号式著录格式 ） 第四页，共三十四页。 第一节 城建档案著录(4) 三、著录详简级次 著录项目分为必要项目与选择项目： (1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间、档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、主题词号。 (2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号等。 第五页，共三十四页。 第一节 城建档案著录(5) 四、著录项目 城建档案著录项目分大项、小项和单元。 大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等。 各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。 第六页，共三十四页。 城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工具，为城建档案的利用做好准备工作。 完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容：一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者的意图查找所需档案信息。 第七页，共三十四页。 第二节 城建档案的编目 (1) 城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即狭义意义上的城建档案编目。 依据：国家标准GB/T50328-2001 《建设工程文件归档整理规范》 第八页，共三十四页。 第二节 城建档案的编目(2) 一、卷内文件页号 1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 第九页，共三十四页。 第二节 城建档案的编目(3) 二、卷内目录的编制 1.卷内目录式样见示例图9-1。 2.序号：以一份