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责任者的录入 文件的责任者，即文件的内容进行创造并负责任的团体或个人。填写应注意以下几个问题： （1）应填写正式署名者和主要责任者，即以谁的名义行文谁就是责任者。有关单位行文印发的领导讲话，填写行文印发的单位，未正式行文印发的领导讲话，填写“讲话者”本人； （2）单位责任者应填写单位全称，若全称太长则应填写不会误解的通用简称。 （3）责任者较多时，可只填写主要责任者，其余用“等”字代替。 （4）文件示署责任者或责任者有误时，应考证后填与，并加[ ]，证据不足时，在其后加“？”。如[清江公司？] 第二十八页，共四十六页。 文件日期、备注及附件的填写 文件日期即文件的形成日期，也就是落款日期。文件没有日期的要考证清楚后填 入此项。一般公文填发文时间；会议决定或法规文件；填通过或批准、公布日期；合同、协义等填签署时间；报表、计划、规划等可填编制时间。 备注，留待对卷内文件变化时作说明之用，有变化情况就如实填写，无变化情况空着不填。 文件后附有附件的，应填写清楚所有附件的题名 第二十九页，共四十六页。 2.1.3文件的装订 归档文件应按件装订。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 第三十页，共四十六页。 2.1.4文件的排列与编号 文件的排列按保管期限——年度——问题——发文时间的顺序排列。每份文件按照排列顺序依次编件号，一般一个年度为一个流水号。 文件档号以档案代号+保管期限+年度+件号组成：例：深圳发展公司2005年第10件档案，其档号为05-C2005-10 第三十一页，共四十六页。 2.1.5档章及盒脊的填写 盒脊式样： 印章式样： 长：55mm 宽：25mm 全 宗 号 年 度 盒 号 机构或问题 保管期限 件 号 全宗号 年度 保管期限 机构（问题） 起 止 件 号 室 馆 盒号 第三十二页，共四十六页。 2.1.6盒内目录式样 档案编号 文号 责任者 题名 日期 页数 备注 第三十三页，共四十六页。 2.1.7备考表式样 备考表置于盒 内文件之后， 填写盒内文件 缺损、修改、 补充、移出、 销毁等情况。 盒内文件情况说明 整理人： 检查 人： 年 月 日 第三十四页，共四十六页。 3、档案的鉴定 档案鉴定，即对档案价值的鉴别、判定工作。它是按照有关档案鉴定规定、标准和要求，鉴定档案材料的使用价值，确定其保管期限与存毁的工作。鉴定的结果，则是决定档案是否保存以及如何保存。 如何鉴定档案的价值？ （1）从内容上分析 （5）从典型性上分析 （2）从技术上分析 （6）从作者因素上分析 （3）从功能上分析 （7）从文件名称上分析 （4）从时间上分析 （8）从外形上分析 上述八个方面的因素是相辅相成的，在鉴定中要综合看待，辩证分析，力求全面、准确、恰当。 第三十五页，共四十六页。 3.1档案的保管期限及保管期限表 档案的保管期限分为永久（Y）、长期（C）和短期（D）三种，保存50年以上的为永久；16—50年的为长期；15年以下的为短期。 档案保管期限表，是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。它是进行档案保存价值的鉴定工作，确定档案保管期限的依据和标准。 公司文书档案鉴定工作具体参见清办[2002]67号《关于清江公司文件 第三十六页，共四十六页。 4、档案的检索 档案的检索：是指编制检索工具、建立检索体系以及按一定的检索方法检出档案材料的全过程。 利用计算机进行档案检索的途径，常用的有以下几种： （1）按题名检索 （2）按文号检索 （3）按责任者检索 （4）按分类号检索 （5 按时间检索 日常检索过程中，通常将几种条件按逻辑关系组合在一起进行检索。 第三十七页，共四十六页。 5、档案的保管 档案保管工作的基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是保护档案实体的理化性状，使其在存放和使用中不受或少受人为的或自然因素的损害，并尽量延长其物质形体的“自然