会议服务与管理.ppt

第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 会议签到 签 到 本 签到表的格式 准确统计到会实际人数或签名留做纪念。 提前准备好签到本、签字笔。 信息详细，包括姓名、单位、职务、联系方式、签名等。 第六十三页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 签到的要求 认真准备好必备的资料，有弹性。 做好人员分工，如签到与发放资料由不同的人负责。 及时汇报与会人数，特别是超出预计人数时。 注意签到时的礼仪。 第六十四页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 一、会议报到与引导工作 会议引导 统一着装，提前熟悉会场及周边生活情况； 有掌握多种语言的能力，善沟通； 配带统一会务服务人员的标志； 保持会场安静，并在开会时做好会间服务； 第六十五页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 检查会场准备情况 会场桌椅是否充足、会标、花卉是否到位； 主席台座签是否摆好，名字再次核对； 会场座位图是否准确； 茶、水杯是否到位； 会场布置情况 第六十六页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 不协调的烟灰缸 　　某日，一位深受爱戴的老领导不幸逝世，在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，一位领导发觉会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴尬。这位领导十分的不快，会后，批评了秘书办事不利。秘书觉得很委屈，会议室里的烟灰缸一直都是红色的那一套，那还是去年庆功时新买的。为了一次会议就买一套新的，未免也太浪费了。于是，在下一次采购烟灰缸的时候，这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸。这一下总算是省去了麻烦。 微型案例 第六十七页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 检查会场准备情况 基本设备如：麦克风、音箱、手提电脑、投影仪； 其他设备：摄像机、录音笔、照像机等； 会场设备情况 会场的安全保卫与保密工作 保持会场秩序、关注场内设备使用情况、注意保密工作。 第六十八页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 会议交通服务 筹齐会议用车 提前做好路线说明 对驾驶人员管理 意外事故应急处理 第六十九页，共九十九页。 第三节　会议进行阶段的会务工作 第四章 会议组织与服务 二、组织会议进行的工作 会议记录 会议记录的要求 记录头+记录主体+审阅签名 记录头：会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、主持人、记录人； 记录主体：出席人员的发言（要求：准确、客观、清楚、有条理） 会议的决议； 审阅签名：通常是主持人和记录人的手写签名，以备案。 标题：会议名称+文种 或 文种 第七十页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 微型案例 第三十一页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 三、制发会议通知 会议通知的内容 标 题 “机关名称+会议名称+通知”（用于正式的，重要的） “会议通知”（用于事务性或例行性会议） 通知对象 可特指、可泛指，也可写个人姓名。 第三十二页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 三、制发会议通知 会议通知的内容 正 文 会议的目的、名称、主题；会议的时间（包括开始时间、报 到时间、结束时间）、会议的地点、参加对象、其他事项。 落款与日期 主办单位的全称，发出通知的日期。 回执单 第三十三页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 常用回执格式 1．表格式回执 　　 小知识 第三十四页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 常用回执格式 2．签收式回执 　　 小知识 第三十五页，共九十九页。 第二节　会议筹备阶段的会务操作 第四章 会议组织与服务 三、制发会议通知 会议通知的发出 在拟定完会议通知后，应及时发出会议通知，让与会者做好充分的准备。 第三十六页，共九十九页。 第四章 会议组织与服务 工作实训 初萌： 我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。 谢谢。 行政经理??苏 明