领导管理技能训练之一：沟通的艺术.pptVIP

第四讲如何写能让别人理解 白纸一张是上帝告诉我，做上帝有多难的方式。 第六十二页，共一百零一页。 内容简介 如何通过写来表达思想和其他内容 备忘录中包括什么内容 书写采取行动的备忘录 写给高级管理层的备忘录 如何使用提纲来组织材料 修改是写作的关键 商业写作方面的自我帮助工具箱 确认阅读书面材料朗读者 写报告 管理层希望在书面报告中看到的东西 管理层不希望在报告中看到的东西 第六十三页，共一百零一页。 内容简介 如何简化书写 提案的提纲 从零开始构思提案 向管理层口头表述提案 如何提高基层员工的写作技能 如何回复顾客的报怨 第六十四页，共一百零一页。 如何通过写来表达思想和其他内容 当你面对一张白纸时．第一件事是思考你的目的：你到底希望沟通什么内容?你希望向读者发送什么信息? 假设你想给下层写一份备忘录。如果你在构思这种备忘录方面存在一定困难，那么，第一步你可以在草稿本上写下你希望达到什么目的。你的记录可能类似于这个样子： 1．让员工知道什么事。 2．告诉他们为什么要做。 3．告诉他们具体日期和时间。 4．指示他们在这事中做什么。 一旦目标确定，就可以自己练习着写备忘录了 第六十五页，共一百零一页。 备忘录中包括什么内容 典型的要素 1．需要做什么。 2．为什么要做它。 3．怎样来做。 备忘录应该被限定仅有一个主题，要简短、清晰、准确。 第六十六页，共一百零一页。 书写采取行动的备忘录 如何能保证人们遵守书面指令?下面是一些建议： 1．使备忘录清晰整洁，完全表达你的本意。 2．使用正面指示而非负面指示。比如，要在备忘录中这样表达：“员工必须于早上8：00之前准时到达。” 3．备忘录要明确表明主管期望执行什么样的指示。 4．使指示与能力匹配。给员工的指示不应该是他们缺乏经验或技能因而无法实现的。 5．留出充分的时间。不要传递“闪电行动”这类令人惊恐不安的备忘录，它以损失当前工作为代价来完成应急的活动。 第六十七页，共一百零一页。 写给高级管理层的备忘录 1．至少减少2／3的通信数量。高级管理层仅希望从你那里听到这样一些事情：你有什么事情做错了，你有极特殊的事情要说。不要报告老生常谈的内容，除非有特别指示要求你这样做。 2．使备忘录简短。一页优于两页，几句话就说清楚比说好几长段好。信息越短，越有可能被人阅读。 3．不论出现了什么问题，绝不要说这项工作不可能完成。高层管理者会作出这样的评估，这表明你个人有问题，并会另派别人来做这件事。 4．使管理层便于作出决策和反应。比如，在简要慨述一个问题之后，提出解决问题的可行性办法(可以做A或者做B，你推荐哪种做法)。 5．不要向高级管理层传递令他们吃惊或感到措手不及的信息，高层管理者不喜欢这样。如果确实是新闻，在把备忘录送交高级管理层之前，先要通过电话进行口头说明， 第六十八页，共一百零一页。 如何使用提纲来组织材料 提纲的作用： 1．澄清重要问题。 2．组织材料。 3．确保材料按照逻辑顺序书写。 4．确保包括了所有重要内容。 5．防止作者偏离中心目的。 准备提纲的第一步是确定你的写作目的。用一句话对它进行界定，把信息缩减为一个简单的句子是一种智力训练，它要求你抓住这次沟通的中心问题。如果你的目的不能用一个句子来表达，则说明在你的头脑中它还不够清楚明确。 下一步是组织材料，把他们按逻辑顺序编排在一起。按照谁的逻辑?当然是读者的了！首先，把主题或中心思想划分为三四个关键要点。 这些关健要点包括了你希望表达的重要思想。如果说你的书面材料是一趟列车，载着读者从A点驶到B点，而关键要点则是中途的停车站。 第六十九页，共一百零一页。 修改是写作的关键 好的作者斟酌和修改他们的材料，当他们自己阅读材料时，会根据下面几个问题来评价自己： 1．我是否明确了自己的主题? 2．中心思想表达清楚了吗? 3．报告内容是根据逻辑顺序排列的吗? 4．材料是否简单明了，别人足以理解? 5．字迹和语言是否清楚明确? 6．是否漏掉了什么内容应该补充进来? 7．是否有什么内容应该省略? 8．是否有什么内容可能引起别人的误解? 除非所有问题都获得了肯定的回答，否则你应继续修改 第七十页，共一百零一页。 商业写作方面的自我帮助工具箱 1．规范尺寸的记录本。把这种记录本放在办公室或家里，它可以草草记下你突然冒出来的想法，因为你自己也不知道什么时候灵感会出现。在确定报告的中心思想和初稿时，这些记录本是很有用处的，它并不是最终成形的东西，你很容易在这上面进行修改。 2．使用文字处理器。 3．一本好字典。 4．一本同类词汇编。 5．一本有关语法与文体的书。 6．在自我帮助资料中最重要的一个要保存在于写作者的头脑中。