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6- 公司公文管理办法 编制/时间 审核/时间 批准/时间 一、管理职责 1．公司综合管理部是公司文书管理的责任单位，负责公司外来公文的收发，内部公务文件的文稿审查及修改、印制等工作,负责对公司公文进行监督、检查、考核。 ２．各职能单位根据工作需要，对公务文件提出发文申请、拟定初稿、文稿校核等工作。负责本单位在公司内部流转公文文稿的拟定，并对公文种类、格式、书写规范及正确性等负责。 二、常用公文种类 １．决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 ２．通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 ３．意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ４．通知：适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 ５．通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 ６．报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 ７．请示：适用于向上级部门请求指示、批准。 ８．函：适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 ９．纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 三、公文格式 （一）公文用纸格式 1．公文用纸幅面格式：公文用纸一般采用国际标准A4型（长297mm、宽210mm）。其用纸幅面尺寸可根据实际需要确定。 ２．页边与图文区尺寸：公文用纸上白边为25.4mm，下白边为25.4mm，如因排版原因，可调整上下白边距，但不得小于10mm，公文用纸左白边为28mm。 （二）公文印装格式 １．文字排版：公文正文仿宋字从左至右横排，每页22行，正文的行长应与图文区宽度相等，即通栏排印。 ２．字体字号：公文印刷字号按大标题、小标题、正文等顺序，依次从大到小选用。大标题用2号宋体加粗，小标题用3号黑体，正文、拟稿单位、成文时间用3号仿宋体，页码用4号宋体。 ３.排版格式： （１）大标题排列于首页分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形； （２）小标题在大标题下一行，从大标题首字左空4字起； （３）主送单位编排于小标题下空一行位置，居左顶格，名称后标全角冒号； （４）正文编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。 （５）附件在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 （6）公文页码居中排版于图文区下一行。 ４．数字使用：公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写外，其它都应当用阿拉伯数字，成文日期用阿拉伯数字。 ５．公文结构层次序数： （１）公文结构层次序数排列：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。当公文结构层次不足四层时，不必逐层选用，可越过层级，如只用“一、”，“１.”，但注意不能用“（一）”和“（１）”。还应注意正确标注序数，不能在第二、三、四层级时使用顿号或逗号。 （２）结构层次序数标点符号：第一层 “一、”，作为小标题时句尾无标点；第二层 “（一）”，作为小标题时句尾标点可有可无；第三层 “ 1.”，无论是否作为小标题，句尾要有标点；第四层 “（1）”，句尾必须有标点。 （３）公文结构层次序数作为小标题时用正文字体加粗进行区分。 （三）发文单位署名及成文日期：在正文下空一行右空四字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，成文日期在正文下右空两字编排。 四、公文管理流程 １.法律文书流程：合同协议发起单位→综合管理部→　　　合同协议发起单位→集团公司OA流程 ２.公文流程：公文拟稿单位→综合管理部→公司主管领导→综合管理部→公文拟稿单位. ３.公文对外报送： （１）公务文件的对外报送：由公司综合管理部统一负责； （２）其他公文的对外报送：由拟稿单位负责对外报送。 五、相关要求　 １．各单位高度重视本单位的公文拟定及内部审核工作，对公文的格式及文体字体选择，严格按照本办法执行，并对本单位所拟定公文的正确性负责。 ２．公司综合管理部是公文统一管理单位，各单位不得以公司名义向全公司发放通知等公文。 ３．综合管理部对各单位所拟定公文字词的正确性；文种、格式、字体的选择及公文发放随意性进行考核，对公文字词中的错误按照10元/字；公文种类、格式及字体的错误10元/次；公文发放随意性50元/次的标准进行考核。 附件：公文模板 25.4mm 25.4mm 28mmmm 28mm mm mm mm 关于××××的报告 ×××的材料