记录管理程序.docVIP

PAGE 2 记录管理程序 1 目的 对记录进行控制，确保提供符合规定要求和管理体系有效运行的证据。 2 适用范围 适用于管理体系活动有关记录的管理，包括来自供应商、顾客与相关方的记录。 3 职责 3.1 运营管理部负责公司管理体系活动记录的归口管理。 3.2 各部门负责所使用的记录式样的设计、印制；负责部门内管理记录收集、归档、移交或处置。 4 工作程序 4.1 作业流程见附件。 4.2 记录的编制和审批 4.2.1 各部门在编制管理性文件和技术性文件的同时，本着“简明适用、规范统一”的原则设计管理活动记录的格式。管理记录包括：纸质表格、图表、报告（各类实验、试验结论，评审记录等）、照片，磁 4.2.2 4.2.3 除《程序文件》中已规定的管理记录外，各部门需要补充的表格、表单管理记录，按本程序4.2.1和4. 4.2.4 运营管理部负责确定《程序文件》需求的管理记录标识号，编制《公司主要管理记录一览表》发放各部门执行。 4.2.5 顾客要求格式的管理记录按《顾客特殊要求清单》执行。 4.3 记录标识 4.3.1 Q/JZXXXXXX—XX —X 版本号（A、B、C） 记录标识顺序号（01、02…） 文件号 4.3.2 记录格式更改时，应在原有标识号后面以A、B、C……表明其更改版本状态（“A”表示第一次更改，以此类推）。新的管理记录使用前，由提出更改的部门通知运营管理部，由运营管理部更新《公司主要管理记录一览表》。 4.4 记录的填写 4.4.1 记录填写人应按记录规定的份数、规格填写（不能用铅笔）, 4.4.2 记录不能随意涂改 4.4.3 4.4.4 理化实验室、长度计量室、等开展的校准/检定、测试及实验记录按照《原始记录、证书管理制度》执行。 4.5 记录的归档 4.5.1 各部门负责定期将记录分类整理，装订成册，按编目分类归档。 4.5.2 编目可采用按产品/项目/月份/年度等方式，以便于检索和查 4.6 记录的查阅 4.6.1 现场查阅记录要及时归还。归档后的记录需借阅时应办 4.6.2 合同约定时，顾客或其代表可对记录进行查阅，由单位主管领导协调。 4.7 记录的贮存、保管及销毁 4.7.1 记录使用部门负责对记录的保管。记录的贮存、保管要防止损坏、变质和丢失, 4.7.2 4.7.3 记录销毁按《档案鉴定和销毁制度》执行。 5 相关文件 5.1 《顾客特殊要求清单》 5.2 《部门的编码规定》 5.3 《档案鉴定和销毁制度》 5.4 《原始记录、证书管理制度》 6 管理记录 6.1 《公司主要管理记录一览表》