外来文件的管理法.docVIP

PAGE PAGE 2 外来文件的管理办法 1 目的 对公司的外来技术文件进行控制，确保外来文件的有效性。 2 范围 适用于公司外来技术文件（包括外来标准资料和图样、传真、协议等其它技术文件等）的管理和使用。 3 定义 顾客提供的技术文件：包括技贸引进产品我公司收到的产品图、客户提供的产品图等。传真——和产品有关的传真文件。电子图档、电子邮件等。 供应商提供的技术文件：由外协厂家根据我公司的要求而提供的产品设计图、验收外协产品由外协厂家提供的量具图等。 协议和合同 :和产品有关的技术协议，包括试制、正式加工、产品更改的协议和合同。 4 职责 4．1外来标准资料的管理 由技术中心标准化室负责对公司使用的外来标准资料)进行收集、发放和管理。 4．2 顾客提供的技术文件的管理。 顾客提供的技术文件(图样、标准、传真、协议、邮件、电子文档)由各单位资料员负责接受和管理。 4．3供应商提供的技术文件管理 供应商提供的技术文件由各单位负责接受和管理。 5 工作程序 5．1 外来标准资料管理 5．1．1 外来标准资料的收集范围、收集方法、建档、发放，由技术中心专职标准化员按照Q/JZ G0206《标准情报的管理办法》的规定执行。 5．1．2 外来标准资料的作废代替目录由技术中心标准化室根据每年标准的制修订情况和公司执行标准的具体情况年底发布一次。作废代替目录应经主管领导批准。 5．1．3 作废的外来标准资料由技术中心标准化室及时回收，以确保现场使用标准的有效性。 5．1．4 外来标准资料的有效标识和作废标识，其形式和标识方法按照Q/JZ G0207《技术文件用章的规定》执行。 5．2 顾客提供的技术文件 5．2．1 所有外来的技术文件由各单位资料员接收、登记。 5．2．2 纸质文件和传真应由产品主管会同有关责任人在规定时间内 （从接受到评审不应超过二个工作周）进行评审、盖章，并在文件上签署处理意见，必要时填写处理意见表（表1）经主管领导批准后处理。处理意见应归档保存。确认章的形式和用法按Q/JZ G0207《技术文件用章的规定》执行。 5．2．3 电子文档和邮件由专人接收后发有关人员，重要的电子文档和邮件应发部门领导并存档。有关人员或领导处理完毕后，将处理意见发接收人员，接收人员将处理意见和原电子文档一并归档，视其多少刻录后存档。 5．2．4 处理意见应通知到各有关责任人执行或者实施更改。 5．2．5 需实施更改时，由产品主管人员按照处理意见发“技术更改通知”有关单位实施更改,更改方法按Q/JZAG3204《技术通知书管理办法》。 5．3 供应商提供的技术文件管理 5．3．1 供应商提供的技术文件由各单位资料员负责接受、登记。 5．3．2 供应商提供的纸质文件和传真按5．2．2的规定进行。 5．3．3 供应商提供的电子文档和邮件按5．2．3的规定进行。 6 相关文件 6．1 Q/JZ G0206《标准情报的管理办法》 6．2 Q/JZ G0207《技术文件用章的规定》 6．3 Q/JZAG3204《技术通知书管理办法》 7 质量记录 7．1 《外来技术文件登记目录》 7．2 《外来文件》 7．3 《处理意见》 7．4 《电子邮件和电子文档刻录光盘》