标签技术在高校文档知识管理中的应用研究.docxVIP

标签技术在高校文档知识管理中的应用研究 　　摘要：该文介绍了文档知识管理和标签技术背景，分析了高校文档知识管理的现实需求和应用难点，结合文档知识管理和标签技术的应用现状，从个人应用和学校应用两个角度阐述了高校文档知识管理中应用标签技术的具体思路，研究了标签体系设计、平台一体化设计等关键问题和解决思路，提出了“云平台+终端应用”的架构设计思路。 　　关键词：标签文档管理知识管理高校 　　中图分类号：g64文献标识码：a文章编号：1672-3791（2019）12（c）-0198-03 　　高校作为国家人才培养和科学研究的重要基地，是典型的知识密集型组织，无论从个人还是学校各级组织，每天都要处理大量的文档，分类复杂、搜索不便、协作共享困难等问题成为高校文档知识管理的核心问题。标签技术提供了便捷有效的文档知识组织与管理手段，利用标签技术提高学校文档知识管理水平对提升师生的学习效率以及学校的管理与工作效率具有很强的现实意义。 　　1相关技术概述 　　1.1文档知识管理 　　知识管理（knowledgemanagement，km）是涉及人、知識管理技术和组织的一种管理思想与方法，组织可以通过知识管理实现知识创新，提高竞争力[1]。知识管理包括显性知识管理和隐性知识管理。知识管理系统是知识管理的技术手段和核心工具，实现知识的创造、存储、转移和应用。 　　文档知识管理属于显性知识管理，主要管理用户自己创建或经常使用的文档资料，如word文档和pdf等各种格式的文档[2]。文档知识管理是知识管理的重要组成部分，以文档为核心，实现文档的科学高效的组织、归档、分类、检索与查阅。目前，语义、人工智能、数据挖掘等新技术逐渐应用到文档知识管理系统建设中。 　　1.2标签技术 　　标签（也成标注）是指用户自定义标签，即用户使用自定义的标签词语对网络或系统中的资源进行标注、管理[3]。这里的用户可以是资源的管理者，也可以是资源的使用者。标签技术本质上是一种分类法，通过群体自发的标注行为对资源进行分类也称为社会标注系统或协同标注系统。随着web2.0的发展，标签技术广泛应用于博客、知乎、豆瓣等应用，通过对资源使用相关性关键字标注，有助于资源的描述和分类，便于检索和分享。 　　在不同的应用场景中，标签的过程可分为人工标注和自动标注两大类，人工标注是用户手工确定关键字对资源进行标注;自动标注则是采用自动识别或语义分析等技术对目标资源进行标注。传统的社会标注系统一般采用用户人工标注方式，标签采用扁平化结构来组织，标签之间无语义或语用关系，这种无结构标签集在一些应用场景中也带来难以维护、价值降低、检索效率较低等问题。 　　2高校文档知识管理的需求分析 　　2.1个人文档知识管理 　　多维度的文档分类需求。随着电子化办公的不断普及和发展，高校师生越来越依赖计算机开展日常学习、工作和科研，产生大量办公文档、课件、作业、论文、科研报告等电子文档，并日积月累不断增加，文档的分类存放变得越来越复杂。不少用户甚至习惯性堆放信息，即将文档堆积在计算机桌面或某个临时目录，管理和使用都很混乱;有经验一点的用户采用树状多级目录结构来管理文档，还有的采用时间顺序目录结构来管理，无论是树状结构还是时间顺序结构，都无法很好地解决文档的多维度交叉分类问题，比如“2018年工作总结”文档，业务属性上它应属于树状目录中的工作总结子目录，可时间上它又属于2018年目录，除非复制两份，否则我们无法将其同时归属到两个维度的目录结构中来管理。 　　文档快速查找定位需求。在计算机中查找文档是每个人日常使用的高频操作，传统的查找方式包括根据自己的记忆和经验逐级展开树形目录，找到相应的文件;或者基于目录名、文件名、文件后缀进行搜索，这些查找定位方式要么操作复杂、要么不够精确，查找效率较低，而且无法解决多维度综合查找的需求。 　　2.2学校文档知识管理 　　学校文档知识管理属于组织内的文档管理，如职能部门、学院的内部文档管理，或者全校层面的某类文档管理，如档案、教学课件等。学校文档知识管理其定位是服务于学校层面、部门层面及全体师生，和个人文档知识管理的需求相比，学校文档知识管理具有集中存储、文档量大、管理要求严谨等特点。除了常规的多维度分类、查找定位以外，还有文档知识库管理、更复杂更严谨的标签分类体系、存档与分享、智能搜索、知识挖掘等需求。 　　另外，高校存在大量信息化系统，例如oa系统、档案管理系统、图书资源系统、网络教学系统等，这些系统也产生大量文档，如何将这些文档纳入到学校文档知识管理，实现集成的、统一的、标签化管理，成为高校文档知识管理一个很棘手的特色需求。