第四章电子文件管理要点.pptVIP

四、电子文件如何整理？ 1、分类 电子文件分类两种办法： （1）在原分类体系中增加一级类目“电子文件”，然后再分类，如： 电子公文 数码照片 数据库 视频等 （2）在原分类体系中不单独设置类别，而是在其一级类目下分别设置电子文件二级类 第二十七页，共四十五页。 1、分类 2、排列与分盘 （1）传统文件的排列方法？ “归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。 ——《归档文件整理规则》 工程档案电子文件按工程（项目、装置）、阶段、专业分盘刻录。 （2）电子文件排列与分盘： “按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。” ——《电子文件归档与管理规范》 文本、视频、音频、照片等电子文件按年度（内容）分盘刻录。 四、电子文件如何整理？ 第二十八页，共四十五页。 3、编光盘档号 （1）档号？ 档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 ——《档号编制规则》 传统档号结构分为三种： 全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页（张）号 全宗号——类别号——案卷号——件、页（张）号 类别号——项目号——案卷号——件、页（张）号 四、电子文件如何整理？ 第二十九页，共四十五页。 3、编盘号 （2）新档号？ “归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项” 件号： 室编件号：在分类方案最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注 馆编件号：按进馆要求标注 ——《归档文件整理规则》 四、电子文件如何整理？ 第三十页，共四十五页。 3、编光盘档号 （3）光盘档号（相当于卷号） 光盘是相当于或大于案卷的组织单位！ “盘号”有点类似于以前的“卷号” 光盘档号：由档案分类号、项目代号、电子文件类别代码、光盘顺序号组成。 四、电子文件如何整理？ 第三十一页，共四十五页。 3、编盘号 档案分类号、项目代号、电子文件类别代码、光盘顺序号组成 ? 档案分类号：按照中国档案分类法各门类档案编号进行。 ? 项目代号：指研究项目或建设项目代号。 ? 电子文件类别代码： 类别代码如下： T——文本文件；I——图像文件； V——视频文件；A——音频文件；G——图形文件；O——超媒体连接文件；M——多媒体文件；P——程序文件；D——数据库文件。如果遇到一个光盘中存储一种以上类别的文件时，应将所包含的类别分别填写以“，”隔开 ? 光盘顺序号：是光盘排列的顺序号，由五位阿拉伯数字组成，从00001开始编大流水号。 四、电子文件如何整理？ 第三十二页，共四十五页。 电子文件归档与管理规范 电子文件归档与管理规范 第四章 电子文件管理要点 第一页，共四十五页。 一、电子文件管理的现有规范 第二页，共四十五页。 电子文件管理的现有规范 《磁性载体档案管理与保护规范》,档案行业标准（DA/T15-1995）1996年2月 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》,国家标准（GB/T17678.–1999） 《归档文件整理规则》,档案行业标准（DA/T22-2000）2000年12月 《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB／T 18894—2002）2002年 《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局、中央档案馆规章2003年7月 《公务电子邮件归档与管理规则》档案行业标准（DA/T 32-2005）2005年4月 《纸质档案数字化技术规范》档案行业标准（DA/T 31-2005） 《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008 《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009） 《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009） 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009） 《电子文件管理条例》中办、国办 2009年39号文 第