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办公⽂秘基础知识与技能 　　要想能够成功胜任办公⽂秘⼀职，⾸先要了解⽂秘的基础知识与技能。下⾯是由店铺⼩编为⼤家整理的“办公⽂秘基础知 识与技能” ，仅供参考，欢迎⼤家阅读。 　　办公⽂秘基础知识与技能（⼀） 　　随着社会的发展，企业和个⼈对秘书的需求越来越旺盛，⼈才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需 求的⾼级秘书，已成为抢⼿的职业新宠。在⽆纸化办公和⺴络办公的⼤趋势下，更多的⾼级秘书将逐步成为⾼层管理⼈⼠，在 企业中具有举⾜轻重的作⽤。秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为⼈才市场对秘书素质与技 能的带有普遍性的要求，这也标志着⺫前我国秘书⾏业已经与国际接轨。有关专家预⾔，20世纪最⼤的职业群体为会计，⽽ 21世纪最⼤的职业群体是秘书。 　　⼀、秘书职业的现状 　　（⼀）社会对秘书⼈员的需求状况。当今社会对秘书⼈员的需求情况，据近⼏年来⼈才市场的信息统计分析，社会对秘书 的需求⼤致可以分为以下4类⼈员： 　　1.服务类秘书：如公司办公室，基层⾏政事业单位办公室的服务⼈员、⽣活类秘书。指在⽣活⽅⾯为领导提供服务和帮助 的秘书⼈员，通常是专为较⾼级的领导⼈配备的。 　　2.事务类秘书：如企业、基层⾏政事业单位的办公室⽂员，公关⽂员，档案管理⼈员等，在办公室主任领导下做好办公室 ⽇常⾏政事务及⽂秘⼯作。及时处理上级⽂件的签收、传递、催办；做好⽂件的回收、清退、销毁⼯作；做好⽂秘档案收集管 理及保密⼯作。做好各种会议的记录及会务⼯作。 　　3.⽂书类秘书：如在企业，基层⾏政事业单位负责⽂字起草，⽂字处理的专业⽂字秘书。撰拟、处理⽂稿为主要⼯作的秘 书⼈员，即⼈们通常所说的⼀个机关或单位的“笔杆⼦”“秀才”。负责各种⽂件的起草、装订及传递⼯作。 　　4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部⻔经理等具有管理能⼒的秘书⼈员。办理本单位⼈员的招聘 录⽤、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进⾏管理。 　　⺫前，我国企事业单位尤为需要⾼层次的满⾜国际化要求的⾼级秘书。打造⾼素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为 秘书专业⼈才提供较好的就业前景。 　　（⼆）秘书⼈员⾃⾝素质状况分析。 　　1.业务⽔平⽋缺，专业技能薄弱。这是⺫前秘书表现最弱的⼀点。伴随信息技术的⾼速发展和办公⾃动化的趋势，秘书⼈ 员的很多⼯作，⽐如传统的⽂书写作、⽂档管理、⽂字处理等，逐渐被⾃动办公系统所取代，现代办公效率同时⼤为提⾼。虽 然绝⼤部分秘书的⽂化层次不低，但是由于没有经过专⻔的⾏业业务知识培训，在初⼊职的时候，⼯作效率低，不能及时保质 保量地完成领导交办的⼯作任务，也不能适应市场经济的快节奏。 　　2.创新能⼒及意识低下。创新能⼒及意识是对秘书素质的考验，当今很多秘书缺乏创新意识和能⼒，主要表现在以下两⽅ ⾯：⾸先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和⼯作都按照领导说得做，依葫芦画瓢，没有⾃⼰独⽴的⻛格和个性。惯 性顺向思维及依赖性过强。其次，⼯作缺乏主动性。⽇常⼯作中采取被动的⼯作⽅式，满⾜于跟着领导的指挥棒⾏事，没有主 动积极、乐于开拓的创新精神，⽽⺫前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新⻅解、新看法，具 有预⻅性、前瞻性，积极主动展开⼯作，充分发挥出主观能动性。 　　3.知识⽼化过时，知识储备不⾜。随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满⾜时代的发展及需求，知识更新迫在眉 睫。部分秘书⺫前还局限于传统知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于对已学知识进⾏整合。⼀些秘书⼈员天天杂事缠 ⾝，疲于奔命，⾃学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃⽼本。还有部分秘书依靠⽼秘书传帮带的⽅式，知识、经验难免 有局限性，缺乏现代管理⽅⾯的综合性知识和能⼒。 　　4.缺乏“通才”及“全才”。当今对秘书综合素质要求越来越⾼，除了专业知识和技能之外，还要有⾏业知识和社会知识，更 需要具备⾼情商和⾼智商，通才和全才真的是⼀将难求。 　　⼆、秘书应具备的能⼒与知识 　　（⼀）秘书应具备的能⼒。 　　1.普通能⼒。主要指⼈的智商，包括⼈的洞察⼒、注意⼒、记忆⼒、思维⼒、理解辨别⼒、交际沟通⼒。上述能⼒是其他 能⼒的基础。现代秘书⼯作⼈员要具有敏锐的洞察⼒和灵敏的应变能⼒，要善于观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导 的主动性，真正发挥参谋助⼿作⽤。思维⼒是⼈们智⼒活动的核⼼，⼀个⼈如果失去了思维能⼒，其他能⼒也就失去了意义。 　　2.通⽤能⼒。现代的秘书⼈员要掌握表达、调研、管理、办事4种通⽤能⼒。秘书的⾸要职能就是运⽤语⾔载体进