XX大学文件材料归档制度.docxVIP

PAGE PAGE 1 XX大学 文件材料归档制度 ? 一、归档依据 国家教委发布《普通高等学校档案管理办法》规定：“高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存”“必须按照规定向本校档案部门移交、集中管理，任何个人不得据为己有。” 二、归档范围 凡是从事教学、科研、管理以及其他各项活动直接形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录，包括管理、教学、科研、基建、出版、外事、财会以及学生和教职工的档案材料，都应归档。 三、归档时间 1、学院行政管理部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档； 2、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档； 3、科研、基建部门，应在项目完成后两个月内归档； 4、财会部门，应在会计年度终了，再保管一年后的元月底前归档； 5、声像制作部门，应在完成后及时归档； 6、书、报出版部门，应在印发时归档； 7、负责学生档案部门，应在本届毕业后的次年九月归档； 8、负责人事档案部门，应将收集补充的档案材料，及时补入本人档案之中。 四、归档要求 1、文书档案，材料应质地优良、书绘工整、有明确的形成单位与时间，公文要有印章，并附原稿。 2、教学档案，要有明确的形成单位、时间、学年和学期；试题档案除明确学年、学期外，还要显示专业、课程、考种、考级。 3、照片档案，必须由底片、照片和文字说明三部分组成，说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。 4、财会档案要按照国家财政部、档案局《会计档案管理办法》第四条办理:“各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册。” 附件：XX大学档案分类、归档范围及保管期限 XX大学档案科 20XX年X月X日 附件1： XX大学档案分类、归档范围及保管期限 党群类档案归档范围和保管期限 DW11 党务综合 序号 类 目 保管期限 1 上级党组织有关党的建设文件材料(如文件针对本院的，则永久保存) 长期 2 本院党代会文件资料 （1）党代会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、选举结果和伤及批复等 永久 （2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、小组会议记录等 长期 （3）参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式 短期 3 党委会、党委常委会、党委扩大会、党委中心组会议记录、纪要、决议 永久 4 党委工作请示、报告、计划、总结 永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知(包括调查报告、经验总结） 永久 6 以党委名义召开的工作会议材料 永久 7 党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久 8 党委负责同志在校内的重要讲话和参加上级召开的会议发言稿 永久 9 党群系统启用印章的文件和印模 永久 10 党群系统重要统计材料 永久 11 各总支、直属支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 长期 12 重要的群众来信来访及处理材料 长期 13 党委表彰优秀党员、先进支部材料 长期 DW12 纪检 序号 类 目 保管期限 1 上级关于纪检工作的文件材料 长期 2 纪委工作规章制度 长期 3 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 永久 4 纪委会议记录 长期 5 党员处分、复查资料 长期 6 重要的群众来信来访及处理结果 长期 DW13 组织 序号 类 目 保管期限 1 上级关于组织工作的文件材料 长期 2 本院组织工作计划、决定、总结、报告、请示及上级批复 永久 3 本院组织工作一般文件材料 长期 4 党组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知 永久 5 党总支、支部的建立，改选报告及审批材料 长期 6 党组织发展工作计划、总结及入党、转正、延期、取消资格、退党的文件材料 长期 7 党员教育、入党积极分子的教育材料 长期 8 表彰优秀党员、优秀党务工作者、先进支部的决定、名单及事迹材料 长期 9 党员名册、各总支、支部委员名册 长期 10 党员组织关系介绍信存根、党费收支存根 短期 DW14 宣传教育 序号 类 目 保管期限 1 上级关于宣传教育工作、教职工和学生思想政治工作文件 长期 2 宣传教育、思想政治工作计划、总结、报告、通知 长期 3 教职工、学生思想政治工作动态、情况反映、调查材料 长