第三章文书档案管理.pptVIP

6、抄写卷内目录 按卷内文件排列的顺序抄写，卷内目录应放在文件最前边，用钢笔填写。说明：正文与底稿算一份，转发文整体算一份，批复与请示算作两份文件，会议要抄到议题。 第三十页，共五十五页。 7、填写卷内备考表 8、填写案卷封面 9、案卷装订 三孔一线法 第三十一页，共五十五页。 10、案卷排列及编号 （1）案卷排列方法 A、按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列。即保管期限——年度——问题排列法。 B、按照文件的作者、收发文机关及文件内容所涉及的地区排列，即保管期限——年度——组织机构排列法。 第三十二页，共五十五页。 C、按照案卷所属的时间顺序排列。 （2）案卷编号 按排列好的顺序每个保管期限大流水编号，到1000卷左右断号，注意不能有重号。 11、装盒 第三十三页，共五十五页。 12、编制档案检索工具 （1）案卷目录 著录案卷内容及成份的一览表，常采用保管期限——年度的编制方法，案卷号一般不突破四位数。 （2）全引目录 又称案卷文件目录，是将全宗内或全宗的一部分案卷及该卷的卷内文件目录汇编成的检索工具。 （3）专题目录 是以专门问题为线索而编制的检索工具，与全引目录编制方法类似。 第三十四页，共五十五页。 （二）归档文件整理法 1、鉴定 同组卷整理法。 2、分类 年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种。 3、装订 装订前要先检查文件的齐全完整，对不符合长期保管要求的要采取补救措施，如裱糊、复制等。 第三十五页，共五十五页。 4、文件排列 采用保管期限——年度——问题（机构）法排列。具体要求同组卷整理法。 5、加盖归档文件章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处，使用红印油。 第三十六页，共五十五页。 6、文件编号 包括件号和页号，件号按保管期限——年度——类别的顺序大流水编号，填在归档文件章内。 7、填写归档文件目录 按编好的文件顺序抄写，具体要求同卷内目录填写，时间项采用8位数字。 第三十七页，共五十五页。 8、文件装盒 按文件顺序装入，装满为止。 9、填盒内备考表 第三十八页，共五十五页。 （三）档号的编制原则与方法 1、档号的编制方法 档号通常包括全宗号、案卷目录号（文件目录号）、案卷号（年度）、件号（页号） （1）全宗号 每个立档单位全部档案的代号 （2）案卷目录号（文件目录号） 每本目录的排列顺序号，通常按目录产生的时间顺序排列。 第三十九页，共五十五页。 第三章 文书档案管理 第一节 文书档案的收集工作 第二节 文书档案的整理工作 第三节 文书档案的鉴定和统计工作 第一页，共五十五页。 举例：如何整理家里的衣服 第二页，共五十五页。 一、文书档案收集工作的内容、重要性 二、文书档案收集工作的要求 三、文书档案收集的方法 第一节 文书档案的收集工作 第三页，共五十五页。 一、文书档案收集工作的内容、重要性 （一） 内容 广义讲，包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。 第四页，共五十五页。 具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。 第五页，共五十五页。 1、归档范围 （1）确定归档范围需考虑三个因素 a本机关的职能活动 b公文办理完毕 c具有查考利用价值 （2）内容 a上级针对本机关的指导性公文 b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文 d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文 第六页，共五十五页。 （3）注意问题：a 联合办理的公文； B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时 C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录 2、归档时间 一般在第二年6月底之前 第七页，共五十五页。 3、归档要求 a 种类、份数以及每份文件的页数 b 案卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考； C 案卷要系统排列，交接时履行手续； D 字迹材料要符合耐久性要求； E 公文必须是正式的生效的公文 第八页，共五十五页。 (二）收集工作的重要性 1、收集工作是文书档案管理工作的前提和基础 2、收集质量决定文书档案管理的质量 3、充分发挥档案作用的保证 第九页，共五十五页。 二、文书档案收集工作的要求 （一）归档