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⑴领导和有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动形成的与本单位有关的文件； ⑵干部调动的行政介绍信及党员关系介绍信存根、入党通知； ⑶本单位形成的党组、行政、业务会议记录； ⑷本单位形成的各种规章制度； ⑸本单位各种统计表。 第三十页，共四十页。 五.划分不同的保管期限： 1.需要永久保管的文件： ⑴上级党政机关和业务主管单位直接针对本单位颁发的指导性文件； ⑵本单位制定的法规、政策性文件； ⑶本单位召开的党务会议、办公会议的会议记录、纪要； ⑷本单位有关组织机构成立、演变的文件（包括组织沿革、大事记）、领导人、干部任免的文件； ⑸本单位党员、干部、职工花名册； ⑹本单位综合性总结、计划、统计报表（年度的）。 第三十一页，共四十页。 归档文件整理规范 第一页，共四十页。 本讲内容 第一节 江西省归档文件整理规范 第二节 归档文件的整理 第二页，共四十页。 第一节 江西省归档文件整理规范 江西省归档文件整理规范 DB/T 380—2002 江西省质量技术监督局2002年 第1号公告发布。 《规范》要求2002年7月1日起开始实施。 第三页，共四十页。 2000年以后的文书档案均按《规范》整理。 归档文件应从一个新的整理年度开始，由各业务职能部门按《规范》要求将归档文件整理完毕后交本单位档案室管理。 第四页，共四十页。 一、定义 （一）归档文件 立档单位在其职能活动中形成 的，办理完毕、应作为文书档案保 存的各种纸质文件材料。 范围：收文、发文、电报、报表、会议材料、调查材料、各种记录、 登记表册。 第五页，共四十页。 （二）件 归档文件的整理单位。一般 以每份文件为一件。 自然件是指一个直接责任者 形成的文件，自然件分为两种： 第六页，共四十页。 一是纯自然件，即无附带件 的文件。 二是合成自然件，即有附带 件的文件。 每份文件为一件。 文件正本与定稿、发文稿纸 及有领导批示或有处理结果的， 第七页，共四十页。 文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件， 报表、名册、图册等一 (本) 为一件，简报、周报等参阅材料 一期为一件。 第八页，共四十页。 《规范》允许将这样的两份或多份文件合为一件，作为整理的基本单位。这类文件包括： 1.文件正本与不同稿本 2.正文与附件 3.正文与文件办理单 4.原件与复制件 5.转发文与被转发文 6.报表、名册、图册等 7.来文与复文 第九页，共四十页。 （三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒、使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。 第十页，共四十页。 为什么要提倡归档文件整理办法？ 1.简化整理环节，提高工作效率。 2.便于管理、方便利用。 3.便于实现计算机文档一体化 4.有利于档案的编研开发工作。 第十一页，共四十页。 二、档案收集工作的概念、内容 1.档案收集工作概念：按党和国家规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，将分散在各单位、个人手中以及散失在其他地方的档案，有计划地分别集中到各单位档案室和各级各类档案馆实现档案集中统一管理的活动。 2.档案室收集工作内容包括三个方面。 （1）对本单位需要归档案卷的接收工作。 （2）对各现行单位和撤销单位具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 （3）对历史档案的接收和征集工作。 第十二页，共四十页。 三、整理原则 遵循文件的形成规律，保持 文件之间的有机联系，区分不同 价值，便于管理和利用。 形成规律、有机联系、区分 不同价值、便于管理和利用。 第十三页，共四十页。 第二节 归档文件的整理 一.掌握档案管理制度。 1.了解本单位已有的档案管理制度，特别是归档制度，包括归档的范围、时间和要求，并明确有关人员的职责 。 档案管理制度包括各门类档案的归档、保管、保密、利用、鉴定制度。 建立健全档案管理制度是档案工作的保障。 （档案业务工作、档案整理、档案管理工作） 第十四页，共四十页