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* 模板来自于 * * * * * * * * * * * * 最好准备一只名片夹 * * 。 * * * * 模板来自于 * * * * * * * * 1、每天用于处理邮件的时间有多少？2、平均每天你将处理多少封邮件？ 第六十页，共八十页。 一定不要空白主题 反映文章的内容和重要性 标题要简短，不宜冗长 回复邮件时要适当更改标题，不要RE一大串 一封邮件只针对一个主题 巧用特殊字符突出标题 1.关于主题 第六十一页，共八十页。 2.关于称呼和问候 1、恰当地称呼收件者，拿捏好尺度 对方有职务，应按职务尊称对方，如“X总，X经理” 不清楚职务，则应按通常称“X先生”、“X小姐” ，但要把性别搞清楚 不熟悉或级别高于自己的人不宜直接称呼英文名；称呼全名也是不礼貌的； 不要逮谁都用“Dear XXX”. 收件人多的情况下可称呼：大家、ALL 如：王总： 您好！（称呼顶格些，问候隔行空两格写） 2、Email结尾最好要有客套语 例如：Best Regards !、祝您工作顺利！ 第六十二页，共八十页。 正文要简明扼要，行文通顺 注意Email 的论述语气，对于上级和客户多使用敬语 Email正文多，可用1234之类列表，清晰明确 尽可能辟免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 不要随意使用表情类字符，在商务信函里面这样显得轻佻 选择合适的语言和字体 中文：宋体、新宋体，10~12号，黑色。 英文：Arial、Verdana 10~12号，黑色 3.关于正文 第六十三页，共八十页。 正文内容编排原则： 要事第一，结论在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陈述内容。 张经理： 您好！ 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的“第二季度销售指标确定会议”。 会议的具体安排如下： 时间 主题 9:30-10:00 第一季度销售指标完成总结—王总 10:00-11:30 讨论各个销售部门第二季度销售指标设定 11:30-12:00 确定各个部门的第二季度的销售指标 会议前请您准备以下资料： 1.第一季度销售指标完成中碰到的难点； 2.第二季度销售二部的指标设定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。 对于会议安排有任何疑问请随时联系XXX。 谢谢！ 大家现在可以思考一下，此封邮件它的优点在哪里呢？ 3.关于正文 第六十四页，共八十页。 注 只在必要的时候才使用英文邮件 尊重对方习惯，不主动发起英文邮件 第六十五页，共八十页。 如果邮件带附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件命名要切入附件内容主题，不可用只有外星人才看得懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明（特别注意是带多个附件时） 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送 4.关于附件 第六十六页，共八十页。 签名信息内容（范本） 内容依实际情况填写 签名，可以让收件人了解您的信息！ 5.结尾签名 第六十七页，共八十页。 1、签名信息不宜过多 ?签名包含：姓名、公司、电话、传真、地址等信息 2、不要只用一个签名档 ?对内、对私、对熟悉的客户等群体应该简化签名。 ?设置多个签名档，灵活调用。 3、签名档文字应选择与正文文字匹配 ?简体、繁体或英文，以免成出现乱码； ?字号一般应选择比正文字体小一些。 第六十八页，共八十页。 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，理想的回复时间是2小时内。 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 进行针对性回复 当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。 回复不少于10个字 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 不要就同一问题多次回复讨论 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 主动控制邮件的来往????? 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 7.回复技巧 第六十九页，共八十页。 TO 受理并响应邮件的人。 CC 知会邮件事项,没义务回复,可以发表意见。 BCC 在To的人不知道的情况下,收到邮件的人。 正确使用发送、抄送、密送 注意事项： 第一、TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则 (如：按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高)