档案管理体系.docVIP

共青团湖北民族学院信息工程学院委员会 二〇一一年九月 总 则 一、为加强团委档案管理工作，全面提高我院团委档案管理水平，有效的管理和利用档案，特制定本制度。 二、团委档案工作是学院工作的组成部分，是提高我院工作效率和质量的必要条件，是维护我院团委工作历史面貌的一项重要工作。 三、各部门重要活动和工作活动中形成的全部档案均由团委办公室统一集中管理。 团委档案工作职责 传达贯彻执行学校有关档案管理工作的方针、政策和学院档案管理的相关规定和办法。 制定团委档案工作计划、管理办法、规章制度。 集中统一管理团委在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极提供利用，为团委及学院各项工作服务。 对团委各部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。 办理团委与学生科、团委各部门间、团委与下属各支部的相关档案业务工作。 档案管理人员职责 贯彻执行学校学院有关档案工作的方针、政策和规定，热爱档案工作，努力学习，不断提高业务水平。 建立健全的档案工作制度，规定草拟本团委档案工作计划和管理制度，并认真贯彻执行。 按规定做好文书档案工作和平时的归档工作。 集中统一管理本团委全部档案，做好各类档案及有关资料收集、整理、鉴定、统计、保存、利用工作。 熟悉团委存藏档案，积极开展档案的利用工作，热情接待查档人员，按规定办理借阅手续。 按要求对本部门所收集的档案进行、整理、分类、装订、保存。 档案管理制度 档案由专人管理，专柜存放，档案柜分区由办公室负责，各部门档案均应按要求存放在相应的区域。 管理员将档案柜里的所有文件按各类档案按要求分装好，由相应档案管理人员整理，按有关规定装订、入盒，在办公室的总体安排下统一存档、保管，并在档案盒表面做好标注和类别说明。 档案编号和档案盒封面由办公室统一制作，其他各部门档案均由相应的部门负责人管理并协助办公室的工作。 每个档案盒均应按存放材料的顺序填写档案目录，要求标记明要明显，目录要清楚明确，数字要认真准确齐全。 各种档案的文字书写必须用黑色水笔书写，禁用其他笔书写。 档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在团委办公室的监督下，按档案借阅制度相关要求借阅。 对团委档案进行管理，实行标准化，规范化的工作程序和方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、编号、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。 全面普查，去粗取精。由于未作全面的清查，加之移交工作时划分保管期限不准，不可避免的存在许多重份和无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件。对于有参考价值的资料和文件加以整理、收集和保存。 重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组建的原则是：尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清的案卷，要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。 统一分类编号，在分类的过程中，还应加强校正力度，以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识、统一标准。尽量做到前后标引一致（同一类文件），从而达到标准化和规范化的管理 8、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管的良好条件。 文件材料归档制度 一、针对纸质文档的管理方案 凡团委工作中形成的各种文件材料，按照相应归档范围由各部门各支部统一交到办公室进行归档文件整理，任何个人不得据为己有或者拒绝归档。 归档文件材料在交由办公室统一管理时，必须当面清点检查。 各部门各支部所涉及的重要文件（学校或学院下发的重要文件、大型活动方案；团为自行开展的大型系列活动）均应将原件交到办公室，由办公室负责管理，其本部门本支部自行保管复制件；如果是相应部门和支部自行组织活动所下发的通知和文件，则由其自行保管。 归档文件按件装订；归档文件标号时应依分类不同和顺序排列。 将归档文件按保管要求案件号顺序装入档案盒，并填写档案封面。 根据归档文件内容将档案盒目录和封面填写清楚完整，不得漏项。归档文件目录应装订成册，各类归档文件按相应目录分类保管。 二、针对声像材料的管理方案 声像档案的归档范围是团委在职能活动中反应主要事件、会议、活动等由重要价值的资料。 凡在团委工作中形成的各种声像、图片档案，由形成部门自行统一收集立卷。 归档的声像资料要根据形成的时间、作者、内容、重要程度、形成规律组卷，使声像档案能正确反应工作实际。 所有声像材料应在团委办公室的文件夹复制备份。 档案保存制度 各部门应将档案资料保存在相应的档案区。 档案需严格管理，不得转借他人，不得随意带出办