企业经营实操——企业与岗位认知（ARE）王丹-项目7 新.pptxVIP

企业经营实操——企业与岗位认知（ARE） 主编：王丹 张玉强 副主编：马丽娟 董希远 贾淼 召开会议 项目七 学习目标 1.了解会议的涵义、会议的类型，掌握会议的要素； 2.能够主持会议； 3.能够撰写述职报告； 4.能够撰写会议记录； 5.能够在会议上较为恰当地表达观点； 6. 能够进行小型会议的策划； 7. 团队能够组织一次小型的会议。 一、会议认知 （一）会议的涵义 会议是有组织、有领导地商议事情的集会。这个涵义强调以下4点：第一，会议是有组织的，不是随意组织的聚合；第二，会议是有领导的，必须由某一个机关、单位、部门或领导人提议，确定会议的目的、议题、议程，并掌握会议的整体进程；第三，会议是商议事情，即会议有具体的内容，并以商议作为活动的基本形式；第四，会议是一次集会，即会议必须是相关人员的会聚，至少有三个人以上参加才能构成会议。 （二）会议的类型 1. 按照会议的规模进行划分 2. 按照会议的性质进行划分 3. 按照会议的区域进行划分 4. 按照会议的周期进行划分 5. 按照会议的阶段进行划分 6. 按照会议的手段进行划分 7. 按照会议的功能进行划分 8. 按照会议的地点进行划分 9. 按照会议的公开程度进行划分 （三）召开会议的原则 1． 必要性原则 召开一次会议需要涉及各种各样的直接成本或间接成本。只有当满足以下9个条件之一时，会议策划者才能考虑召开一次会议。 第一条，献计献策，取得一致性意见； 第二条，回答具有关注性的问题； 第三条，决定或评价某一决议或事件； 第四条，追求创新点或推销创意、产品或服务； （三）召开会议的原则 1． 必要性原则 第五条，解决问题、冲突或不同意见； 第六条，树立团队精神； 第七条，提供培训； 第八条，发布或介绍新产品或新服务，为产品或公司提供新信息； 第九条，获得媒体的关注，提高企业知名度。 提示 若满足以下6个条件之一时，会议策划者则需要考虑是否取消会议。 第一条，为开会而开会； 第二条，信息可以通过其它形式交流； 第三条，关键人物不在会场； 第四条，与会者无时间准备将开的会议； 第五条，会议成本超过会议收益； 第六条，不召开会议没有损失。 2. 高效性原则 一次高效的会议，要注意以下8个方面。 第一条，避免花费更多的时间； 第二条，避免一言堂； 第三条，避免会议成为单向对话形式； 第四条，避免讨论的内容没有相关的时间要求或实施计划； 第五条，避免讨论漫无边际； 第六条，避免一口否决具有创造性的观点； 第七条，避免讨论和与会者无关的话题； 第八条，避免邀请过多的与会者从而削弱会议效率。 3. 严肃性原则 要保证会议的严肃性，必须考虑以下3个条件。 第一条，会议目的要明确； 第二条，会议计划要周全； 第三条，会议准备要充分。 （四）会议要素 1. 会议议题 2. 与会者 3. 开会时间 4. 会议地点 5. 会议保障 二、会议实务 （一）会议策划 会议策划一般包括以下13项内容： 1. 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标； 2. 制定会议议程（会议程序）； 3. 了解可使用的场所和设施情况，并对这些设施和场所进行实地考察； 4. 选择或提议合适的场所； 5. 检查并比较交通事宜； （一）会议策划 6. 安排交通事宜； 7. 协调会务工作人员的活动，并招收、培训会务人员； 8. 制定可行预算或按既定预算安排有关工作； 9. 确定各项工作的时间安排； 10. 安排旅行事项，就酒店合同进行协商； 11. 确定印刷与快递公司，对会议通知进行邮寄或通过网络方式传递； 12. 安排食品、饮料等有关事宜； 13. 与会议发言人员和重要参与人进行联系。 课堂练习 启明星童车有限公司拟定在本月末召开一次生产经营总结会。请总经理带领团队成员参照以上两个会议策划方案，撰写该会议的策划方案。 （二）会议通知 1.会议通知的要素 无论是何种形式的会议通知，必须要具备5要素：会议议题、会议时间、开会地点、与会对象以及对与会人员的要求。 （二）会议通知 2.会议通知的形式 （1）书面形式 参加人数较多或比较庄重的会议适宜采用书面通知。一般来说，书面通知由标题、正文和落款组成。如下面2个例子所示。 例1 关于召开XXXX研讨会的通知 兹定于20XX年X月X日X午X时在XX（地点）召开XX会，研究XXXXX问题。请携带XXXX准时参加。若不能参加，请联系XXX，电话XXXXXXXX。 XXXX科（组、部） 20XX年X月X日  （二）会议通知 例2 XXXX部关于召开XXXX会议的通知 定于20XX年X月X日—20XX年X月X日，在北戴河召开XXXX会议，会期X天。此次会议的议题是：（1）讨论通过XXXXXXXXXXXX的