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办公自动化环境下电子文件与电子档案管理功能 电子文件归档管理模块（对办理完毕的电子文件鉴定、整理、并进行在线归档）必备功能： 1.对办理完毕的公文进行在线归档 2.设置归档处理单（参考样板见P305） 。 3.设置预归档库。 4.收集电子文件的元数据和背景信息，进行封装并发送的电子文件归档管理系统。 第三十页，共五十二页。 电子文件管理目标与原则 1、电子文件管理目标 （1）保障电子文件的真实性 （2）保障电子文件的完整性 （3）保障电子文件的长期可读性 2、电子文件管理原则 （1）前端控制原则 （2）全程管理原则 第三十一页，共五十二页。 2、电子文件管理原则 前端控制原则 前端控制是对整个电子文件管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。 全程管理原则 电子文件的全程管理是： 一种全面的管理 ； 一种系统的管理 ； 一种过程管理 。 第三十二页，共五十二页。 三、电子文件行业标准介绍 1、电子文件归档与管理规范 第三十三页，共五十二页。 三、电子文件行业标准介绍 2、《电子文件元数据标准》 电子文件元数据：描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。 本标准适用于各级机关、团体、企事业单位、社会组织。本标准规定了电子文件元数据的结构、定义、编码体系。 本标准描述的数字对象为通用的电子文件核心元数据，主要为原生电子文件与数字化文件（文本、图像）元数据。根据发展需要，扩展编制图形、影像、声音等文件类型的元数据标准。 第三十四页，共五十二页。 2、《电子文件元数据标准》 编制目的 1.对文件及相关实体进行标准化描述； 2.实现不同机构、不同系统之间文件及信息的互操作； 3.为电子文件在不同时间、不同空间、不同应用软件中的再利用提供统一的元数据； 4.为电子政务、办公自动化、电子文件中心、文档管理、档案管理等系统提供成熟的电子文件全过程管理的设计模式。 第三十五页，共五十二页。 三、电子文件行业标准介绍 3、《电子文件管理细则》 第一部分：文书电子文件元数据方案 本标准规定了电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求。 本标准适用于各级档案馆和各级机关，企事业单位和其他社会组织可以参照执行。 本标准适用于原生电子文件，以及纸质档案数字化图像、文本的管理。 第三十六页，共五十二页。 3、《电子文件管理细则》 第二部分：电子文件长期保存格式需求 本标准明确了电子文件长期保存格式的需求。 本标准适用于各级档案馆、机关、企业、事业单位和其他社会组织电子文件的长期保存。 第三十七页，共五十二页。 电子文件归档与管理 海南师范大学信息学院周瑞琼 2010-6-29 第一页，共五十二页。 电子文件归档与管理 一、电子文件的概述 二、办公自动化环境下电子文件归档管理 三、琼兰档案管理系统文件管理模块简介 四、电子文件行业标准介绍 五、数码照片归档管理简介 第二页，共五十二页。 一、电子文件的概述 (一)电子文件的含义 (二)电子文件的种类 (三)电子文件的产生 (四)电子文件特性 (五) 电子文件的相关概念 第三页，共五十二页。 (一)电子文件的含义 文件的定义： 指国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。 第四页，共五十二页。 电子文件（ Electronic Records）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字设备（如计算机、扫描机、数码相机），并有相关环境（硬件环境和软件环境）支持；以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、传递需设备。 第五页，共五十二页。 (二)电子文件的分类 1.按计算机文件格式分： （1）文本文件（Text，代码为T） 见文件实例 （2）图形文件（Graphic，代码为G)用计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图像文件。（如工程图纸） （3）图像文件（Image，代码为I)用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件 。（数码照片） 第六页，共五十二页。 （4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）