高校教学档案以件为单位归档的探索与实践.docxVIP

? ? 高校教学档案以“件”为单位归档的探索与实践 ? ? 【摘 要】以本院档案管理实践为例，介绍了教学档案“件”的界定和以“件”为单位的整理方法及其优点。认为以件为单位的归档方法基本弥补了立案卷法的诸多不足，提升了工作效率，有力推进了档案信息化进程。 【Key】教学档案；“件”为单位 2000年12月6日国家档案局于颁布的《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和2002年1月1日甘肃省档案局结合本省实际制定的甘肃省《归档文件整理规则》实施细则（以下简称规则）为我省高校文书档案管理工作的规范化奠定了基础。普通高校作为国家档案的永久保管基地，有其自身的特殊性，因为在一所高校内既有文书档案，又有科技档案，还有高校特有的教学档案等。鉴于高校文书档案管理的特点，笔者认为突破档案管理传统和理论等多方面的束缚，从高校档案工作实际出发，运用文书档案简化整理的成功经验来指导整理教学档案是可以探索尝试的。教学档案与文书档案虽属不同性质的档案，但其特点也具备实行简化整理的条件。近年来，我院根据本单位实际情况，参照《规则》管理办法，尝试对教学档案进行以“件”为单位管理，取得了明显成效。 1、教学档案“件”的界定 所谓“件”是文件制发、传递、处理的基本单位，是文件运动过程中的客观存在形式。整理教学档案要灵活掌握“件”的界定。档案管理部门应适当拓展“以件归档”中“件”的概念。我院在以件归档中，对“件”的确定主要依据以下几个方面：第一、按文件学理论来界定是否属于一份完整的文件，即一份完整的文件为一件，如“红头文件”正本与定稿为一件、批复与请示为一件等。第二、根据文件形成的自然规律界定“件”，一份文件中包含有相对独立的可检索利用的内容多又相对独立的，可将相对独立的部分界定为一件，如招生底册、择业、就业花名册、毕业生综合测评表等，可根据文件材料的性质、阶段性、区域性等特点来界定“件”。第三、档案检索中有关联的多份文件组合成一件，如学生学籍卡片、学生成绩登记表，可把同一个班级的学籍材料组合为一件。第四，根据文件形成的成套性界定“件”，基于教学档案的特殊性，允许将成套材料当作一件归档，也允许将成套材料中的每一份当作一件，如教学大纲、教学实施计划等，教学大纲可按一个专业为一件，教学实施计划可按一学期为一件，按照教学档案一套材料的自然顺序排在一起，件号相连，间接保证教学档案自然成套性。 2、教学档案以“件”为单位的整理方法 整理方法基本上类似于文书档案，但仍须遵循《规则》的基本要求，我们在教学档案以件为单位整理归档的实践中，具体采取了装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个步骤。 1）装订 归档的教学文件材料以“件”为单位进行整理与装订。装订之前，应先检查其是否齐全完整。（1）整理时，正本与定稿合为一件；正文与附件合为一件；原件与复印件合为一件；转发文与被转发文合为一件；同一年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件，跨年度的各为一件；文件处理单与相关文件合为一件；同一班级的学籍材料合为一件；教学会议纪录、教学大纲等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。（2）装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；文书处理单需保留的，置于相关教学管理文件之前，按文件首页对待。（3）已装订成册的教学人才培养方案、教学大纲等，可以保持原貌，不再拆开重新装订。对学生成绩表、新生录取花名册等材料，每件加封面和封底后装订。（4）装订教学文件材料时尽量把四边都取齐，至少把左边与下边分别对齐。在装订方式上，采用不锈钢夹或线绳进行装订，较厚文件材料采用“三孔一线”的线装方法装订。 2）分类 《规则》分类方法有两种：一种是“保管期限——年度——机构”；另一种是“保管期限——年度——问题”。前者适用于内容机构较多、分工较细、文件量大的单位，后者适用于内部机构少、分工较粗、文件量小的单位。而高校普遍采用“年度+类目”的分类方法。《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》在十个一级类目下分若干个二级类目。这里的“类目”实际上与《规则》上讲的“问题”是一致的，也就是按高校内部机构的职能性质分类，比如，教务处、成教院分别负责本、专科生，本、专科学生和成教学生教学管理工作，所产生的管理性文件都属于教学类目；教务处负责的学籍管理材料，招生就业处负责的毕业生就业材料等都属于学生类目。这些一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如“JX”即“jiaoxue”（教学）的简称。二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述客观反映的内容性质、进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各高校根据具体情况对随机目