会议策划流程书.docx

会议流程 流程图： 主办科室提出申请 主办科室提出申请 成立会务组确认 会议根本信息 制订会务方案并上报领导 会前预备工作 召开会议，会议过程会务效劳 会议完毕 费用结算、填写各类申报材料 清扫会场保持会场呈备 用状态 整理资料、归档 一、会议前预备工作 1、会前所需预备的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人员表、会议议程、桌签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅〔一般由会议承办宾馆制作〕、会议背景 PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报处处。各文件具体 形式如附件。 2、会前预备工作流程 、会议的方案： 〔1〕确定会议的目的，试图到达的效果，会议预期取得的成果等。 〔2〕确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 〔3〕打算会议的工作人员和效劳人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 〔1〕议程表。 将会议议题依据内在联系、主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 〔2〕日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 、 会议本钱预算。 会议的本钱=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+效劳人员的工资 +询问劳务费。 、 预备会议资料。 〔1〕开幕词、工作报告、发言稿等 〔2〕会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等。 、 发送会议通知及承受回执。 〔1〕会议通知：本单位的小型会议，可承受口头、 、书面通知等方式通知。外单位或跨地区的会议必需寄送书面通知，邀请性会议那么可寄送请柬或邀请 信。 会议通知可承受邮寄(包括电子邮件)、 、专人送达等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再加 征询、确定的双重方式。 〔2〕回执：为准确统计与会人数，做好相应预备，通知时应提前 7 天以上并附 回执。 回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和预备时间，相应提前发送，但又不行提前过多，以免对方遗忘。 、 会场布置，会场依据与会人数选择适当场所，具体要求如下： 会场要干净、安静、光明、通风、平安，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌签。 主席台席位。 第一排的正中为首席．其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低．前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 (3)会场设施。 会场的全部设施必需在开会前预备齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或消灭过失。 、 其他预备 会期较长的会议应预备与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应预备接送车辆。会议要通过闻媒介传播的应预备宣传提纲。重要会议应有平安保卫人员和保密措施。会议方案中如安排参观、考察、巡游等活动，或、纪念品等，必需提前做好预备。 二、会议期间工作 1、会议期间需预备的文件：签到表、会务发放表、考勤表。 2、会议期间的工作流程 、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。 、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息。帮助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 、 会场桌椅摆设确认：灯光／音响／麦克风／银幕/讲台／幻灯机／投影机一一检视无误。检查会议所需资料是否完备。 、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分发会议资料。 、专人负责会场的协调事务工作〔包括投影仪的预备、饮水的预备、礼金的发放以及会场温度掌握等〕。 、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作。 、 协调会议期间的交通工具的安排。 、会议接待人员应全程跟踪会议，以便准时和与会者保持联系，消灭突发大事能以最短的时间解决。 三、会议后续工作 1、会议后需预备的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、闻稿、返程票登记表。 2、会议后的工作流程 2.1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时间及标准。说明下次会议的日期和时间。2.2、会议的总结、评估、会议代表的意见反响及处理工作。 、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。 、代办与会人员返程及他程的交通票务及其他托付代办效劳。 、欢送代表工作。 、会议费用的结算工作。 四、人员