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会议准备检查 会议开始前一天与当天，应进行最后的准备工作检查，确保会议顺利进行 会议准备工作检查的内容包括会场布置情况、会议文件资料及用品准备情况、会议各类事项人员与工作安排情况等 重大会议需要进行彩排，并进行多次检查 工作执行标准 第二十九页，共四十三页。 签到入场 行政部应事先根据确定的与会人员名单编制与会人员签到表 与会人员签到一般安排在会场入口处，由1—2名工作人员承担签到引导工作 与会人员签到会，会场人员引导其入场入座，并为其倒好茶水 会议对与会人员作为有具体安排的，会场人员应正确引导与会人员入座 第三十页，共四十三页。 会议开场 会场主持人进行开场发言，感谢与会人员的参与，说明会议主题与会议议程，并请领导讲话 会议开场时可请与会人员进行自我介绍或开展破冰游戏，以活跃会场气氛 第三十一页，共四十三页。 * * * 贵州台金农业技术开发有限责任公司 行政会议管理 流程设计 二零一二年十一月 第一页，共四十三页。 行政会议管理流程设计 流程设计的目的 流程结构设计 第二页，共四十三页。 行政会议 管理流程 设计目的 目的1 目的3 逐步实现企业管理的规范化、标准化和程序化 提高会务工作效率，提升会议效果，督办会议决议，保证会议决议的执行 目的2 会议各项工作安排妥当，职责分工明确，组织工作井然有序，确保会议开展顺利 第三页，共四十三页。 流程结构设计 关键节点工作执行标准 行政 会议 管理 流程 结构 会议管理流程 流程执行工具 关键 事项 与 考核 指标 会议准备 管理流程 会议开展 管理流程 总流程 会议善后管理流程 关键节点工作执行标准 流程执行工具 关键事项与考核指标 关键节点执行标准 流程执行工具 流程执行工具 关键事项与考核指标 关键事项与考核指标 关键节点工作执行标准 子流程 第四页，共四十三页。 会议管理流程与工作标准 会议管理流程图 会议管理工作标准 流程关键事项与考核说明 第五页，共四十三页。 会议管理流程图 主办部门 行政部 拟定年度会议计划 相关职能部门 审批 行政部 审核 流程名称 会议管理流程 总经理 行政人事总监 编制月度会议计划 会议准备与开展 会后管理 文件传阅 审核 审核 审批 审批 开始 1、编制年度会议计划 发布、执行年度会议计划 2、审查、确认当月会议计划 3、编制会议实施方案 4、会议准备 5、会议通知 6、会场服务 会议签到 8、会议成果文件编制 9、文件发布、归档 7、会议善后 结束 接收通知并确认 10、总结评估与改进 编修部门 签发人 签发日期 审核 汇总月度会议内容 第六页，共四十三页。 会议管理工作标准 拟订年度会议计划 编制月度会议计划 会议准备与开展 会后管理 第七页，共四十三页。 拟订年度会议计划 行政部需根据年度经营工作计划编制年度会议计划 年度会议计划须经行政人事总监审核、总经理审批 年度会议计划的内容包括会议主题、时间地点安排、主要议程、主要与会人员等 行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会、年会、动员会、研讨会、评审会、专题会、评比会、总结会、汇报会等 第八页，共四十三页。 编制月度会议计划 行政部根据年度会议计划、相关部门或领导的会议计划调整、各部门临时会议申请等，确定当月会议内容 行政部将当月会议内容报主管领导签字后，编制当月会议计划 当月会议计划应包括当月会议列表、会议主题名称、时间地点安排、议程、与会人员、主持人等 行政部对各项会议编制会议实施方案， 并报主管领导审批 会议实施方案内容包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议筹备计划、与会人员、主持人、会议费用等 第九页，共四十三页。 会议准备与开展 行政部须至少在会议开始前______天通过邮件、电话等形式向与会人员发出会议通知并确认 会议通知至少应包括会议名称、主题、议程、时间、地点、会议需注意事项等内容 引导与会人员入席，及时统计到会人员数量 安排专人采取适当有效的方式进行会议记录 提供会场服务，维持会议纪律 第十页，共四十三页。 会后管理 散会指引 会场整理 编制会议纪要及会议成果文件，经行政人事总监审核后报总经理审批 会议成果文件须根据会议主题、会议记录等按实际情况编制 将审批通过的会议成果文件进行发放、传阅 行政部将会议记录、会议成果文件等资料进行编号、归档 跟踪会议决议的执行、督办会后指令，评估会议效果 总结会议组织经验，提高会议组织效率与质量 第十一页，共四十三页。 流程关键事项与考核说明 编制年度会议计划 编制会议实施方案 进行会议记录 会场服务 会议成果文件编制 会议效果评估 第十二页，共四十三页。 编制年度会议计划 年度会议计划编制及时率，目标值为100% 年度会议计划编制规范性，目标为符合会议计划编制要求，各项计划内容完整、