企业档案管理学课件-企业电子文件管理.pptVIP

企业电子文件管理 第一节 电子文件概述 电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。 特点 系统依赖性 信息可操作、易变性 信息与特定载体之间的可分离性 信息的非人工识读性 1 2 3 4 5 多种信息媒体的集成性 6 信息存储的高密度性 前端控制原则 全程管理原则 集成管理原则 动态管理原则 D B A C 电子档案特性 企业电子文件的管理原则 第二节 电子文件管理业务环节 收集 归档 整理 保管 文件形成部门专人负责，档案部门监督和指导 关联、标识、备份 环境、抽样检查、迁移 归档程序、要求、时间、方法等 收集 电子文件的收集积累由文件形成部门指定专人负责，档案部门负责其监督和指导工作。 归档 归档程序 要求整理好的电子文件及其配套的纸质文件、归档说明及《归档电子文件登记表》等移交档案部门验收。 归档要求 单位内各部门应指定专门人员负责电子文件的鉴定、归档等工作； 电子文件形成部门应按照现行文件归档范围的规定，结合本单位工作实际，及时将应归档的电子文件整理归档； 归档时间 产品研制、工程设计的电子文件在各研制阶段结束、产品定型、工程竣工后，由有关责任部门进行系统整理，并在3个月内归档。 科研课题的电子文件应在课题验收或评审、鉴定测试合格后立即归档。 其它类目的电子文件归档时间，按各类目现行文件归档时间要求执行。 归档方法 逻辑、物理 整理 不同保管期限、不同类别的电子文件不应存储在同一盘载体中。 制成归档数据集，拷贝至耐久性载体，至少一式二套。必要时复制第三套，异地保存。 电子文件与相应的机读目录、软件及相关数据存在同一载体上。 保存与纸质文件内容相同的电子文件时，应与机读目录建立关联标识。 定期按要求存储。 保管 环境：环境温度：17℃-20℃，相对湿度：35%- 45%，远离强磁场，与有害气体隔离 存放：防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层。直立存放，做到防尘、防形变； 保存：定期抽样检验。抽样率不低于10%，发现问题应及时采取恢复措施。 迁移 第三节 企业电子文件管理系统 实现目标 1 设计原则 系统 建设内容 体系框架 2 3 4 目标 理顺、优化档案管理体制。 与现有信息系统无缝集成。 实现现有档案业务的网络化管理。 实现网上档案分级授权管理和利用机制。 建立企业内部统一集中的档案数据库。