如何召开高效会议贰.pptVIP

并不是仅仅会议主持者必须进行会议准备，会议参加者也有要准备的事项： 充分确认会议目的和议题。 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。 试着寻求问题的解决对策。 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。 自己完成资料的准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。 第三十页，共四十六页。 对会议事先进行公告 如果必须召开会议，就应当在1-3天内预先通知，以便做好会议事项的准备工作。 应当记入事前通知的项目： 会议名称和目的 会议主题、讨论项目和会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开地点 主持者姓名 参加者名单 第三十一页，共四十六页。 对会议参加者进行选择的条件(相关性)： 让具有决定权的人参加 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 选定参加者 第三十二页，共四十六页。 会议主持者必须具备的条件 主持会议是最具挑战性的工作之一。成功地引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。 第三十三页，共四十六页。 会后，我又该执行哪些后续工作呢？ 开会过程中，我应守住哪些原则？ 为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质， 减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的 会议运作技巧来提高会议的价值。 在发起及安排会议时，我该考虑哪些因素？ 第三十四页，共四十六页。 如何召开高效会议 承接人：赵磊 第一页，共四十六页。 课堂约定 一、保持空杯心态。 三、将手机调整为静音。 二、不要吝惜您的掌声。 第二页，共四十六页。 定义：组织中的相关人员，就某个议题，在指定的时间，指定的地点，进行面对面讨论，形成某种结论或决议。 意义：会议的过程体现企业的管理水平和员工的素质，是企业最基本的管理技能。 要素：主持人的组织（会前）；参与者的状态（会中）；决议的落实（会后）。 了解会议 第三页，共四十六页。 小调查： 1、开会有用么？ 2、你喜欢开会么？ 第四页，共四十六页。 开会有用么？ 注意：这是理想状态 第五页，共四十六页。 目标： 让我们的会议 变“快”变“准” 第六页，共四十六页。 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事，似乎每天都有开不完的会。2011年，中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心，对2223人进行的一项调查显示，53.6％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。 具体而言，57.4％的人每星期平均开会2次以上。受访者中，40.8％的人是企业职员，30％的人是事业单位员工，12.9％的人是政府机关工作人员。另外，只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义，而剩余的大多数白领均表示厌烦开会，甚至有人为此变成职场“恐会族”。 实际情况是—— 第七页，共四十六页。 为什么会这样？ 第八页，共四十六页。 《哈佛商业评论》05年第7期中有这样的一句话：“任何会议都是要么富有成效，要么纯粹浪费时间，二者必居其一。”无效的会议不仅是一种管理成本的浪费，而且也会引起与会者对会议和公司管理现状的不满，使大家心生倦怠感，从而降低团队的凝聚力。 会议为什么低效？ 第九页，共四十六页。 没有核心主题，或主题不明确，或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。 没有明确的会议议程及时间分配规则，导致会议的进展和时间很难把控。 参加人数众多，无多大关系的“陪绑”的现象严重，或该到的人未到。 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议，被参会者牵着鼻子跑。 思想火花及最终决策未做记录，白开或记录发放不及时，精神未能及时传达。 时间选择不恰当，比如安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。 地点选择不合适，比如设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 主题 议程 参会人 主持人 记录 时间 地点 第十页，共四十六页。 1 会议前缺乏准备 1 2 3 没有提前准备好会议议题、议程、会议材料、参与人、主持人、记录人等 开会前没有提前通知与会者相关事宜及会议材料学习； 没有提前准备好会场、开会设施（比如电脑、投影仪、麦克风、白板、白板笔、激光笔）、会议讨论材料、会议签到表等。 第十一页，共四十六页。 2 会议中缺乏控制 气氛紧张、压抑，未能很好地鼓励大家积极发言；或领导者一言堂，没有发掘出全体与会人员的智慧。 未能很好地围绕主题进行讨论或发言，出现闲谈或跑题现象。 未能很好地控制时间，如未能及时开始或拖沓、冗长，未能及时结束。 与会者相互间争吵的厉害，未能很好地尊重相互的意见，甚至出现人身攻击