医院采购部工作流程.docxVIP

采买管理制度与工作流程 一、目的： 为规范采买流程，提高采买工作的效率，特拟订本制度。 二、合用范围： 合用于本医院采买管理。 三、内容： 1、总则 为加强采买工作的管理，提高采买工作的效率，拟订本制度。所有的采买人员及有关人员均应以本制度为依据展开工作。 2、采买基本流程 采买需求---采买计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采买洽谈----合同的签署 （确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货查收（仓管）---质检（不合格退货）---入库 计划对账---财务结算 采买流程图如下列图所示： 采买需求 采买计划 寻找供给商 寻价、比价、议价 采买洽谈 合同的签署 成立供给商资料 下单 查收交货查收 不合格 计划对账 退货  产品采买部 审批 院长/财务 总监 院长 财务部确认付 审批 款条件及帐期 董事长 审批 查收合格 入仓 财务结算 1）采买计划：采买员应根据请购单和公司销售计划制订采买计划。 2）供给商的选择和查核： 供给商的选择与查核，一般从经营情况、供给能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价钱、逾期率、是否配合等方面综合打分。 3）询价、比价、议价。 4）合同的签署：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其余过程，最后双方签署有关协议，合约即成功立。采买合同的签署要根据采买商品的要求、供给商的情况、公司本身的管理要求、采买目标等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5）交货查收：采买员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采买员确实定和合同为查收数据。 6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，财务结算 3、申请商品采买流程图 采买部审批（有合同） 提出需求 采买订购 各部门 采买部审批（无合同）院长/财务审 批 1）各部门提出采买需求， 2）采买部拟订采买计划，由采买部负责人报院长、财务审批； 3）审批通事后，由采买主管下单。 4、申请付款流程图 根据供给商帐期限 采买采买人对账采买部审批院长/财务 部审批 财务部付款 1）采买商品入仓后，做应付款计划 2）计划主管根据供给商账期查对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本 金额直至与付款金额一致后做应付款； 3）采买部审批到期应付款 4）院长批准付款 5、商品到货查收流程 仓管验货 仓管打入库单 成本会计审核入库单 进仓 1）库房根据供给商送货单查收产品 2）查收后打入库单，查对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采买审核，采买在当日赐予回复 6、退货流程 同意退单 退货申请单采买部审核库房供给商 报损 1）退货部门填写退货申请单，写明原因 2）采买部根据供给商合同和合作情况，审核退货申请 3）审核经过可退回库房，库房每周以供给商为单位做退货单 4）不能退回供给商的，做报损办理，报损比率不得超过0.5% 四、采买管理制度： 成立供给商资料管理（表）册，售后服务管理表。 成立、建全比价制度，保证采买产品的质优价廉。 每个月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。 签署采买合同后，应全面认识发货情况，如不能实时供货，应将原因提早两日通知请购部门或请购人。 所有货物一律开箱查收，发现问题实时和供给商联系，尽早解决。 查收合格后应在一个工作日内办理入库手续。 五、采买部职责 采买部工作职责 拟订并完善采买制度和采买流程： 1）根据本院的长久计划，制定采买部门的工作目标和目标； 2）负责拟订采买目标、策略、制度及采买工作流程与方法，保证贯彻执行； 拟订并实施采买计划： 1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采买目标和采买计划； 2）审核采买需求，统筹策划和确定采买内容，制订采买计划； 3）组织实施市场调研、预测和追踪公司采买需求，熟悉各样产品的供给渠道和市场变化情况，据此编制采买估算和采买计划； 4）根据采买管理程序，负责采买项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； 6）督导检查库房的查收、入库、出库及管理工作，保证采销质量； 采买成本估算和控制： 1）编制月度和周采买估算，实施采买的预防控制和过程控制，有效降低成本； 2）采买价钱审核、估算、报价，达到有效的成本控制； 4）对采买合同执行过程进行管理、监察检查，实时支付有关款项； 选择并管理供给商： 1）根据公司的销售需求，选订价钱合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供给厂商，成立长久战略同盟； 2）成立对供给商的资信、履约、售后服务能力及市场价钱状况和走势的综合评估系统； 3）不断开发新的供给渠道和供给商，加强对新老客户的走访和检查； 4）拟订供给商管理办法，加强对供给商的管理、查核，保证供给商提供产品的优秀性