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高校办公室管理科学化的指标体系研究 大学办公室是学院各级行政机构综合管理和服务的核心机构。在整个学术过程中，它起到了连接、左右连接、内外协调的作用。其管理是否科学,直接影响着高校的发展,成为高校工作效率能否全面提高的关键因素。在高校办公室的科学管理日益受到重视的今天,如何让管理科学化成为高校办公室切实遵从的规范,而不仅仅是宣传自己的口号,成为现实的命题。因此,本文从现代管理科学的要求出发,提出高校办公室管理科学化的指标体系。 1 管理过程中的问题及解决对策 高校办公室管理科学化的指标体系,反映了高校办公室管理工作的本质要求,是具有内在关联的指标组成的评价系统。它以细化和量化高校办公室管理要求为着眼点,运用科学的标准,选择和确定有代表性的重要指标,组成指标体系,测量高校办公室的管理水平,并寻找高校办公室在管理过程中的问题及解决对策。 高校办公室管理科学化的指标体系旨在着眼于高校管理的实质要求,对高校办公室的管理进行深入剖析和科学概括,将高校办公室管理的内在要求进行分解、细化和量化,转化为一个可以测评的指标,组成一个体系和系统。从宏观上看,其指标体系要组成全方位的目标要求,反映高校办公室工作的全面要求;从微观来看,每一个指标及其数值要求均应具体而且客观,成为高校办公室工作人员清晰可辨的努力目标。 高校办公室管理指标体系就是要寻找和建立一个较为客观,能为高校师生、领导所认可和接受的衡量标准,以此测量和评价高校办公室的工作状况。这对于把握高校办公室的工作目标是否合理,推进措施是否有效起着至关重要的作用,从而对高校办公室在高校管理工作中所表现出的水平和工作业绩作出恰当、准确的评估和定位,因此,高校办公室管理科学化指标体系的建立已是大势所趋。 2 基于管理状况和水平的对策 高校办公室管理科学化的指标体系从宏观而言能够测算出两种结果,其一,测算每年度高校办公室管理状况和水平,旨在确定实现最优化管理的目标进度,同时找出存在的问题并制定对策;其二,测算出不同年度管理水平变化的差异及其原因,并寻求解决方法。 为了深入反映高校办公室管理科学化的要求,该指标体系分为客观指标和主观指标,以综合组成高校办公室管理科学化的指标体系。 2.1 客观化的指标体系 高校办公室管理科学化的客观指标体系主要是数据,体现强烈的客观性,数据一经形成就不再改变,针对相应的改进和改正则存在管理科学的修正指标,笔者认为,客观化的指标体系主要包括: 2.1.1 学校信息服务体系的细化 信息体系主要强化高校办公室的信息调研工作,为领导管理提供高效的决策依据,不断加大高层次服务的力度。其体系的细化可分为学校外部信息收集指标评价,学校内部信息收集指标评价,然后根据指标评价的赋分点,评价信息服务的成功与否。如调查学校形象信息、学生形象信息、学生质量信息等,评价上述细化指标的完成情况以及完成质量,并予以相应的赋分。 2.1.2 评价体系的信息化。在高校,坚持“一人一行业、人 信息化已成为高校办公室管理的发展趋势。信息化可以使高校办公室业务摆脱随机性和经验化,通过历史资料的分析和现行资料的统计,使高校办公室的决策建立在科学和理性分析的基础之上。因此,高校办公室业务活动的信息化运用成为主要的评价赋分体系。计算机办公、计算机分析和软件管理在高校办公室中的运用程度,应该成为该评价体系的主要赋分点。 2.1.3 策划、执行及效果反馈 对办公、办事、办会分项进行指标评价,产生评价策划、执行以及效果反馈。根据办公、办会的次数、质量进行相应的赋分,能够很好地评价高校办公室业务的熟练程度以及在办公、办会领域的发展和创新。 2.1.4 扩大高校交流,开放高校的基础设施 随着教育的国际化倾向,高校办公室的横向和纵向交流职能需要进一步发展,只有不断扩大交流和开放才能使高校的发展前景更为广阔。因此,对外公关事务的发展、交流的创新应当成为评价高校办公室管理科学的细化标准之一。 2.2 评价工作的评价 主观指标的数据是主观的,其内容主要体现在高校的教职员工和学生对高校办公室管理取得成效的认可和满意度。这种评价主要通过对高校办公室管理科学化的主观感受和内在体验表现出来。主观评价指标体系主要通过合理设计调查问卷,进行抽样调查并经过统计处理后才能获得。 3 建立和完善界定指标体系 首先,需要根据高校的不同类型及其学科发展的不同方向,拟定不同的思路,争取在求同存异的基础上,设定最适合本校办公室的指标体系。 其次,拟定出高校办公室管理科学化的指标体系的框架结构。在明确初步思路的基础上,由专家学者会同高校管理人员确定框架结构的内容,并按照本质要求、逻辑顺序选择重要而有代表性的指标体系及其说明。办公室管理科学化的指标框架体系拟订后,应在全校范围和兄弟院校中征求各方意见,并根据意见反馈结果进行修改,以不断提高指标体系的科学性和合理