企业知识产权档案管理办法.docxVIP

1.?基本要求 1.1.?本规定所称的知识产权档案，是指企业在知识产权创造、运用、保护和管理工作各个环节具体活动产生的、具有保存价值的文件材料，主要包括专利、商标、著作权、商业秘密等文件材料。 1.2.?企业知识产权档案工作实行统一领导、分级管理的原则，各单位不同类别、不同形式、不同载体的知识产权档案实行集中统一管理，以确保档案的完整与安全，促进档案的开发与利用。 1.3.?各单位应将知识产权档案管理纳入本单位的知识产权管理和档案管理体系，统一规划、同步发展。 2.?分工与职责 2.1.?企业知识产权档案工作在国家档案局、国资委的监督和指导下，由办公厅负责宏观协调、指导和监督管理。 2.2.?各单位档案及知识产权相关管理部门的主要职责 2.2.1.?档案管理部门的主要职责 2.2.1.1.?贯彻执行上级知识产权档案工作的法律、法规和政策措施。建立健全知识产权档案工作规章制度，完善档案工作流程，制定岗位职责及考核管理措施。 2.2.1.2.?指导业务部门知识产权文件材料的形成、积累、整理和归档工作，研究制定具有本单位特点，覆盖全面、分类准确、指向清晰、操作性强的归档范围，落实归档要求。 2.2.1.3.?组织实施知识产权档案信息化建设，加强知识产权电子文件的收集与管理，并不断完善本单位档案管理系统功能。 2.2.1.4.?组织知识产权档案业务培训，不断提高档案人员的理论水平和专业素质。 2.2.2.?知识产权主管部门的相关职责 2.2.2.1.?与本单位档案管理部门积极配合，将知识产权档案管理的具体要求体现在知识产权战略实施的工作中，融入到知识产权宏观管理和开展的各项活动中。 2.2.2.2.?审核业务部门归档文件材料，与知识产权工作同规划、同部署、同考核、同验收、同发展。 3.?知识产权文件材料的收集 3.1.?知识产权文件材料的形成和积累 3.1.1.?知识产权活动是一项涉及单位内外众多部门参与的专业活动，其文件材料的形成、积累、归档和管理应纳入单位管理制度中，落实到相关岗位的日常业务中，有相应的检查、控制及考核措施。 3.1.2.?知识产权创造活动中产生的文件材料。包括获得知识产权前的发明创新方案、技术构想、策划、研究课题立项、试验数据、申请前的查新等文件材料。 3.1.3.?知识产权申请审批和登记过程中产生的文件材料。包括向知识产权审批机关递交的申请文件，代理委托书，交纳缴费凭证，审批机关的各类通知、公告文本、授权证书、作品登记证书、各种补证材料，权力的维持、撤销、变更、转让、终止无效等文件材料。 3.1.4.?知识产权转化过程中产生的文件材料。包括创新成果产权化、商品化、产业化过程的转让、许可、质押，签订的各种合同协议，无形资产评估以及各种法律文本、凭证性文件材料。 3.1.5.?知识产权保护维权事务中产生的文件材料。包括围绕知识产权发生的纠纷、诉讼、申述、签定、裁定以及法律事务处理中形成的各类文件材料。 3.1.6.?知识产权宏观管理中产生的文件材料。包括知识产权的规划发展、市场竞争、战略定位、宏观分析以及知识产权信息服务、人才培养、宣传等方面的文件材料。 3.2.?收集范围知识产权文件材料归档范围见附件《企业知识产权文件材料归档范围》。 4.?知识产权文件材料的归档 4.1.?归档时间 4.1.1.?凡是专利、商标、软件等知识产权形成的文件材料，包括视频、音频材料须在项目结束或形成后1个月内整理归档。图片、视频、音频等材料应附有详细的文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。 4.1.2.?产品设计图纸、材料配方等文件材料按不同产品系列，以单个产品为单位，汇总整理后及时移交归档。 4.1.3.?专有技术中有关商业秘密核心内容，需用专用信封封装后经归档单位负责人签字后移交归档。 4.1.4.?产品包装设计稿按不同产品系列或以每个产品为单位，汇总整理后及时移交归档。 4.1.5.?相关形象展示系统（宣传册设计、门头设计、宣传形象等）应根据著作权内容单独整理后，在著作权形成后1个月内移交归档。 4.2.?归档要求 4.2.1.?对属于单位所有的知识产权文件材料，应归档保存，任何个人不得据为己有或分散保管。确因工作需要，暂时不能交本单位档案管理部门集中保管的，应指定专人负责保管，并将有关文件材料目录交本单位档案管理部门备案，待工作办理完毕后，及时将相关文件材料移交本单位档案管理部门集中保管。 4.2.2.?归档的文件材料应完整、准确、系统，书写材料和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。 4.2.3.?归档的文件材料必须是原件。特殊情况下，确无原件的，可归档复制件，但必须加盖文件材料形成部门的公章，并附无原件原因。 4.2.4.?需要永久和长期保存的知识产权电子文档，应在每1个存储载体中同时存有与