探究在基层档案管理中AI技术引起的风险与解决建议.pdfVIP

中文科技期刊数据库（全文版）社会科学 探究在基层档案管理中AI 技术引起的风险与解决建议 贾茹艳 韩文静 刘佳梦 许晓睿 张 玉（通讯作者） 山东财经大学燕山学院，山东 济南 250022 摘要：AI 技术在基层档案管理中的应用固然为当前社会发展过程中的基层档案管理工作提供了相当的便利，极 大地提高了效率，但与此同时，由于其仍处于人工智能在本专业中的运用的初级阶段。因此在工作过程中也存在 许多潜在风险和挑战。例如数据的过度收集和不准确的数据处理等，都可能对档案的完整性和可靠性造成影响。 本文将就AI 技术在实际运用过程中存在哪些问题，以及如何规避或解决此类问题所造成的风险，展开论述。 关键词：AI 技术；基层档案管理；数字化 中图分类号：G271 传统的基层文件管理方法是指在人工智能技术广 应用过程中可能引发的风险，例如在基层档案资源梳 泛应用之前，组织和管理文件时使用的一系列传统方 理、决策权限等方面可能存在的问题，以及如何解决 法，是过去用来管理档案的主要方式。这些方法主要 和规避新的数字化技术带来的风险两个方面分别进行 涉及文件的创建、分类、存储和维护。但传统的档案 探讨。 管理方式存在弊端，比如在档案的维护方面，纸质化 1 利用AI 技术追求档案管理自动化过程中可 档案易受时间和空间环境的影响，或者传统纸质档案 能引起哪些问题 容易损坏，并且存在丢失隐患。在档案管理的效能方 AI 技术在档案管理方面存在无可争议的优势。但 面，传统档案资源收集方法落后速度慢，并且信息共 在使用AI 技术进行档案管理的过程中，可能会产生对 享和修改困难。种种事实造成我们过去在档案管理方 数字化档案管理的过度依赖，而忽视了实体档案的重 面始终存在耗费成本高、占用空间大等问题。 要性。如果出现技术故障、数据损失或不可预测的情 随着信息技术的发展，针对传统管理方式所存在 况，可能会对档案的可靠性和可用性造成影响。 的弊端，AI 技术被逐渐引入到基层档案管理工作中。 它可以通过自然语言处理（NLP）、光学字符识别(OCR)、 1.1 对档案信息的影响 图像识别和处理、语言识别和转录等多种方式辅助和 由于AI 技术主要依靠通过图像识别技术自动识别， 实现档案数据的采集和录入。同时，当前的数字档案 利用自然语言处理（NLP）等技术手段对口述史料进行 管理系统则可以实现数字化的公文、合约、发票等文 征集和采集，如科大讯飞股份有限公司应用语音识别、 [1] 件的自动归档保存，并且进行自动分类、自动索引和 转写等技术，不断形成新的档案成果 ，但在识别处理 生成标签，以实现档案文件的自动归档，或是使用文 这些档案数据时，因其技术仍处于不断变革更新之中， 本分析技术来自动提取档案文件中的关键字和重要信 故此在使用过程中可能会在某些环节出现风险，如算 息，提高检索效率。对经过数字化技术归档的信息， 法偏差、网络系统的安全性、动态文件、硬件因素等。 我们可以通过数据挖掘对档案进行价值鉴定，如帮助 而这种风险将有可能引发档案信息不符合事实、缺乏 评估档案的历史、文化或研究价值识别、利用图像处 重要内容、不够准确的问题。 理技术修复档案，或是利用AI 技术能够快速检索档案，