会计电算化档案的管理与管理.docxVIP

会计电算化档案的管理与管理 一、 会计要素中会计文件管理的显著特点 1. 存储在磁性介质或薄膜上的会计数据 《会计》不仅保留了传统意义上的纸媒会计文件，还存储在磁介介质或cd存储介质上的会计数据。它除了包括打印输出的记账凭证、会计账簿、会计报表外, 主要是指电算化会计系统中的所有系统软件、会计软件程序及其全套文档资料。 2. 各类存贮液的出现 会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁盘、光盘等载体。它一方面以打印输出的纸质账簿、报表、凭证的形式存在, 另一方面主要以磁性介质或光盘的形式存在, 包括存贮在计算机硬盘上系统正在使用的档案资料和存贮在软盘、光盘等存贮介质上作为备份使用的档案资料。电算化方式下会计档案存储介质受质量、存放环境等因素的影响很大, 保存不当容易遭到破坏。 3. 会计电算化档案信息存储内容受到限制,符合数据库、信息存储环境和观念等基 计算机系统, 存储过程具有易遭破坏, 难留痕迹的特点, 同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响, 因而对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。 4. 原会计档案的保管 随着单位使用的会计软件的升级, 会计电算化档案更需要科学地管理, 新软件对原会计档案的兼容性应予充分考虑, 对原财务软件的系统名称、版本号及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册应妥善保管。 5. 电算化环境可引起中小型企业对会计电算化档案的应用。根据学校 的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可以使用, 即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境支持, 电算化会计档案必须借助于一定的环境才能再现在使用者的面前, 但会计电算化档案使用时方便、快捷, 并可根据管理者的需要, 通过简便的计算、分析, 产生一些分析结果, 可以对管理和决策提供较好的依据。 二、 会计要素中的会计账簿管理应注意的问题 1. 管理与保存制度 制定会计电算化档案管理制度, 应包括从会计电算化档案的记录、收集工作开始, 贯穿于管理与保存整个过程及调阅、移交、销毁档案终止等一系列的环节。如《会计电算化档案移交程序》, 《会计电算化档案销毁管理办法》《不同存储介质会计数据的保管方法》等各个方面的管理制度。 2. 形成电算化档案 为保证电算化会计档案的安全完整, 在单位内部应设置会计电算化档案管理岗位, 专人专职负责会计电算化档案管理工作, 负责系统内各类文档资料的存档、安全保管和保密工作。出纳员不得担任会计电算化档案的管理职务。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的, 根据这些信息载体的物理特性, 在形成这些档案时应对所有的会计数据进行双备份。即平时采用计算机打印输出会计凭证、银行日记账和现金日记账, 并把打印的活页账装订成册。总账及一般账簿可按年打印。年末应把完整的账套数据备份出来, 存入光盘或磁盘。每份要注明形成档案的时间与操作员姓名, 并贴上写保护封签, 存放在两个不同的地点, 以防止意外事故发生引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。档案应保存在远离磁场的位置, 注意防磁、防火、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案, 应定期检查, 定期复制, 防止由于磁性介质的损坏, 而使会计档案丢失, 造成无法挽救的损失。 3. 控制会计档案的存储、湿度,加强安全管理 针对电算化会计档案受质量、温度、湿度、磁场等因素的影响较大, 易受破坏的特点, 电算化会计档案室一定要避开磁场, 如远离大功率的发电机等, 软盘不要接触永久磁铁;必须防火, 禁止任何火源进人库房, 还要配备有灭火设备;为使盘片不变形, 档案室内温度、湿度要适宜, 还应配有温、湿度测量仪器和空调器, 严格监测, 及时调整;电算化会计档案室必须保证卫生清洁, 为此要配备吸尘设备, 严防灰尘对磁性介质的污染破坏。严格执行安全和保密制度, 会计档案不得随意堆放, 严防毁损、散失和泄密。调阅、移交及销毁必须遵守相关的管理制度, 另外, 对电算化会计档案管理还要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作。 4. 介质质量的影响 在选用保存会计档案的存贮介质时, 应特别注意选用质量较好、可靠性较高的介质, 纸张的质量只会影响到使用效果;存贮介质的质量关系到会计档案能否被使用, 采用磁性介质存贮会计档案, 要定期进行检查, 定期进行复制, 防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。