工程资料管理作业指引.doc

工程资料管理作业指引 目的 规范公司各项目公司现场文件资料的管理，保证文件资料的完整性、有效性和可追溯性。 范围 适用于项目公司现场文件资料的接收、登记、归档、传递、移交、销毁等管理。 定义 3.1现场文件资料：自施工准备阶段起，至项目维保阶段结束止，由项目公司现场产生的文件资料；及经项目公司流转的文件资料。 3.2城建档案：城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种类别和不同载体文件材料的总称。 3.3建设项目档案：在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计划材料、声像材料形式与载体的文件材料；在工程设计、施工、管理的全部建设活动中逐步产生形成的建设活动的直接成果。它是反映工程对象的本身运动、变化的，因此，建设项目竣工档案的形成应与建设活动的各个阶段同步进行。 3.4建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 3.5建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、 监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 3.6工程准备阶段文件：工程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 3.7监理文件：监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 3.8施工文件：施工单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 3.9竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 3.10竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 职责 4.1项目公司 4.1.1负责公司内外部传递至项目公司文件资料的签收、登记； 4.1.2负责将项目公司签署意见的文件资料传递至相关单位、部门，并做好登记、归档； 4.1.3负责定期与监理单位核对现场文件资料的传递情况； 4.1.4负责项目公司现场文件资料的整理、登记、归档、移交，并协助完成工程竣工档案验收、 移交等事务。 4.1.5负责办理工程竣工档案资料向城建档案管理部门的移交备案工作,。 4.2人力行政中心：为新开工项目统一配备资料管理设备、用品；管理公司档案室。 内容 5.1资料管理基本配备 5.1.1人员：项目公司成立时即配置资料员1名。 5.1.2硬件：依据项目公司现场信息管理需要，财务管理中心须为新开工项目统一配备资料管理设备、用品（如电脑若干、打印机1台、复印机1台、传真机1台、扫描仪1台、数码相机1台、档案盒若干、文件柜若干、图纸柜若干）。 5.2项目公司现场文件资料分类 5.2.1公司内部往来文件：包括与公司各职能部门、物业公司等往来的文件。 5.2.2公司外部往来文件：在与我司有合约关系的单位之间往来的文件，包括监理单位、承包商等。 5.2.3与政府部门之间往来的文件。 5.3项目公司文件传递 5.3.1项目内部，所有进入项目公司的文件资料都须先由项目资料员在《文件收（发）登记表》中登记，由项目资料员转给项目总经理，由项目总经理做出判断传递路径、签署意见后统一交到项目资料员处登记归档、传出项目公司。 5.3.2项目外部，给监理、承包商、材料供应商的文件都由项目资料员传递给监理单位，由监理转发至各收件单位。 5.4项目公司现场图纸管理 5.4.1蓝图，项目公司现场应备有蓝图两份，一份放于图纸阅览区供各专业人员查阅，一份交项目资料员备案保存。 5.4.2白图，按照各项目专业人员配备印制白图，由各专业工程师保管。 5.4.3设计变更：项目公司收到《设计变更通知单》后，应将确认的设计变更在蓝图上标注， 包括《设计变更通知单》编号、日期、变更内容等。 5.4.4图纸更换，项目公司收到新版图纸后，按原发放范围发放，同时收回作废图纸，作废图纸统一上交设计管理部，对于外部单位不能收回的作废图纸项目公司资料员应做记录明细。 5.5项目公司现场文件资料的归档要求 5.5.1项目公司现场文件资料应按照《工程项目档案归档要求及保管期限表》中要求立卷保存（含电子版文件）。 5.5.2项目公司必须在工程正式开工前，按《项目文档目录编制大纲》对项目公司现场文件进行分类、整理、存档。 5.6文件的移交 5.6.1项目结案后三个月内，项目资料员负责根据地方主管部门的文件归档与管理规定的相关要求收集、整理项目运行期间所发生的文件资料，并向档案室归档。 5