内部控制手册-14.4备品备件采购.docxVIP

1 14.4 备品备件采购管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股） 或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商 选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程， 旨在规范集团备品配件采购管理， 提高备品配件 采购质量，降低采购成本， 提高集团的经济效益， 促进企业持续发展。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 备品备件采购管理程序 人事管理规定 请采购审批层次。 1.4 职责分工 使用部门：提出备品备件使用申请， 制定采购计划。 采购部： 执行采购计划，签订采购合同。 授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同 财务部： 支付采购货款，并入账等。 物流部： 负责采购品验收、入库。 授 通 授 通 1.5 流程图 . 4 使用部门 采购部 开始 市场调研 提出备品配件请 采购申 提出备品配件 部门经理 通过 制定采购计划 采购人员执行:采购计 划 询价比价 2 3 1.6 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.4-CT1 确保备品备件采购数量合理 经营效率目标 2 14.4-CT2 确保采购到符合集团要求的备品备件 经营效率目标 3 14.4-CT3 杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为 经营效率目标 4 14.4-CT4 确保采购经过适当授权审批 经营效率目标 5 14.4-CT5 确保采购成本效率最优化 经营效率目标 6 14.4-CT6 确保采购价格合理 经营效率目标 7 14.4-CT7 确保及时取得发票 经营效率目标 8 14.4-CT8 确保货款支付得到适当审批 资产保全目标 9 14.4-CT9 确保及时收到采购备件 经营效率目标 10 14.4-CT10 确保接收的货符合订单要求 经营效率目标 11 14.4-CT11 确保采购过程进行了正确的账务处理 财务信息真实性目标 12 14.4-CT12 确保采购资料及时归档 经营效率目标 4 1.7 控制矩阵 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 14.4- R1 各部门未按实际要 求提出备 件 请 购 单，导致采购数量 超过实际需求， 造 成集团资源浪费 14.4-C T1 14.4-C A1 制造部按各自实际需求进行采购申请， 填写备件请购单 预防型 备 品 备 件 采 购 管 理 程 序 请购单 14.4- R2 备件请购单对备件 要求不明确，导致 备件不符合实际规 格，造成集团经济 损失 14.4-C T2 14.4-C A2 备件请购单必须明确备件的规格 预防型 备 品 备 件 采 购 管 理 程 序 请购单 14.4- R3 采购计划的制定、 审批、执行、验收 等重要流程由一个 14.4-C T3 14.4-C A3 采购计划的制定与审批、审批与执行、 执行与验收均不能由同一人负责， 应做 到不相容职责分离， 采购各环节责任人 经办/ 审批/ 验收 预防型 备 品 备 件 采 购 管 理 程 采 购 计 划 流 程 优化 √ √ √ 原材料- 备 品备件 5 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 人负责，导致舞弊 风险，造成产品质 次价高，采购人员 收受回扣 相互牵制 序 14.4- R4 采购人员未执行定 期轮岗制度，导致 采购人员与供应商 暗中操纵 采 购 成 本，形成舞弊风险， 给集团造成经济损 失 14.4-C T3 14.4-C A4 采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚 信承诺书（或类似的行为保证书），承 诺在采购过程中不接受供应商回扣或 好处， 避免发