内部控制手册-14.1 供应商管理.docxVIP

1 14.1 供应商管理 1.1 概述 规定了 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指 XX 股份有限公司投资（参 股或控股） 或托管或由上海 XX 有限公司托管的公司）有关供应商纳入、管理、评审和淘汰等管 理要求，旨在规范公司供应商管理过程中的各项具体工作，努力降低和避免供应商管理中存在的 风险，保证企业的采购成本和采购效率。 1.2 适用范围 适用于 XX 股份有限公司集团总部及其下属公司。 1.3 相关制度 集团供应商导入流程 集团供应商资源管理程序 集团供应商绩效考核流程 集团供应商质量管理程序。 1.4 职责分工 资源开发专员：根据项目需求寻找供应商。 集团战略资源开发部： 新增供应商的评定，管理； 根据计划需求对供应商资源进行分配； 供应商主数据和价格信息维护。 SQE：负责新增供应商的评定的审核。 资源专员提出供应商导入、申请根据项目需求寻找供应商 资源专员提出 供应商导入、申请 根据项目需求寻找供应 商 1.5 流程图 1/3 未通过 询价比价 准备新增供 应商名单 2 3 14.1供应商管理流程 2/3 供应商评估 集团战略资源开发部 相关评审部门/小组 资源部最高领导 / 开始 开始 SQE进行供应商评估准 备 确定评估方法 通过 通过 进行评估 未通过 R11 R11 审批 审批 商务成本部更新合格供 应商名录和供应商数据 库 通过系统通知相关部门 和采购员 结束 结束 供応商管理其他相关部门定期收集供应商更新供应商数据 供応商管理 其他相关部门 定期收集供应商 更新供应商数据 流程 3/ 3 数据 料库 资 通知相关部门和资原专 员 根据供应商评级开展业 务4 务 5 1.6 控制目标 序号 《内控手册》唯一具体控制目标编号 控制目标 目标类别 1 14.1-CT1 保证采购的质量 经营效率目标 2 14.1-CT2 保证采购的成本 经营效率目标 3 14.1-CT3 保证采购的及时 经营效率目标 4 14.1-CT4 保证采购的合法性 合法合规目标 6 1.7 控制矩阵 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 14.1- R1 无归口部门负责供 应商管理及评审工 作，导致供应商管 理职责及分工不明 确，出现问题时无 法及时得到解决 14.1-C T1 14.1-C A1 由总经理及董事会审批同意成立集团 战略资源开发部或指定相关部门作为 供应商管理归口部门， 明确部门工作职 责， 包括对供应商的日常管理、供应商 资料保管、年度评审， 供应商名录编写 和管理等 预防型 集 团 供 应 商 导 入流程 供 应 商 管 理 制 度 14.1- R2 未设置供应商审批 权限，导致采购人 员选择供应商的权 限过大，产生舞弊 风险 14.1-C T1 14.1-C A2 在全部满足询价文件实质性要求前提 下， 根据技术先进、生产适用、安全可 靠、经济合理的原则， 综合考虑包括价 格、供货周期、质量方面的特殊要求， 供应商资质证书、信誉、业绩、服务， 国家政策规定等相关内容， 由采购单位 或部门选择适当的评审方法，按照规定 的程序进行评审，确定供应商。 经办/ 审批 预防型 集 团 供 应 商 导 入流程 供 应 商 管 理 制 度； 集团 资 源 供 应 商 开 发 计 划 申请表 7 风险 编号 风险描述 风险描述 对应控 对应控 制目标 编号 关键控 制措施 编号 关键控制措施 不相 容职 务 控制活 动类型 对应制 度 控制痕 迹 会计报表认定 会计报表 项目 1 存在和发生/真实 性；2 完整性；3 权利 与义务；4 估价或分 摊； 5 表达和披露 1 2 2 3 3 4 5 对于数量及金额较大的采购，应当由总 经理及分管领导组织相关人员对供应 商的报价进行评审； 数量及金额较小的 采购， 可以由部门负责人组织相关人员 对报价进行评审或签字认可 14.1- R3 未建立供应商数据 资料库对供应商提 供的信息资料进行 完整的保管，导致 供应商信息丢失， 管理混乱 14.1-C T1 14.1-C A3 供应商管理部门应建立一个数据库， 数 据库内容应包括所有供应商的名称、地 址、联系方式、经营范围、与公司合作 期间等信息。 供应商管理部门应指定专人负责定期 整理供应商数据库并及时更新。 预防型 集 团 供 应 商 资 源 管 理 程序 集 团 资 源 AVL 系统 14.1- R4 未对合格供