合同存档、查阅管理办法.pdfVIP

XX 有限公司 合同档案管理办法 一、总 则 为进一步优化 XX 有限公司（以下简称“公司”)合同档案管理，规范日常合同 归档、查阅管理，特制订本办法。 二、适 用 本办法适用于管理中心、各子公司、事业部合同归档、查阅相关事宜。 三、定 义 本办法所称“合同”是指：在公司日常生产、经营、管理等活动中，对内、对 外订立的不同性质的协议、资料，包括但不限于以下文件： 3.1 人事类：劳动合同、竞业禁止协议、保密协议、离职协议等。 3。2 经营类：招投标合同、合作协议、市场开发协议、投资协议、融资协议、 保险合同、租赁协议等。 3.3 购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。 3。4 工程类：项目建设合同、工程承包合同、承揽合同、维护保养合同等。 3.5 技术类：技术开发合同、技术服务合同、委托代理合同（资质申报）、代理 报关协议等。 3.6 诉讼类：判决书、调解书、仲裁裁决、起诉状、上诉状等。 3.7 其他具备合同性质的文件。 四、职 责 管理中心行政中心，各子公司、事业部印章审核员兼任合同档案管理员 ，负责 第 1 页 共 6 页 日常合同档案管理工作.具体如下: 4。1 负责合同归档手续办理、更新《合同档案目录》。 4。2 负责合同查阅手续办理、维护《合同档案查阅审批表》。 4。3 负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作。 4.4 工作变动时，应办妥移交手续,列出合同档案移交清单。 4.5 对管理中心各中心、子公司、事业部的合同档案管理工作进行指导、监督 和抽查. 4.6 其他合同档案管理事宜。 五、归 档 5.1 合同经我方加盖印章后,合同档案管理员应跟踪合同去向，监督业务经办人 员提交存档已经各方盖章之终版合同. 5。2 经办人员提交存档合同,合同档案管理员于《合同档案目录》进行更新录 入，经办人员于《合同档案目录》签字确认.合同档案管理员应于接收前对合同进行 相应的核实工作，确认对方是否已盖章，是否漏页、缺页等。 5.3 合同档案管理员将合同档案存放于专用文件柜内，注意防火防潮。存放时， 遵循合同的形成规律和特点 ，分门别类。 5。4 合同以原件或正本归档。特殊情况不能留存原件或正本的,应将复印件或 副本归档，并于《合同档案目录》注明原件或正本所在. 六、查 阅 6。1 需查阅合同档案的人员，应至合同档案管理员处领取 《合同档案查阅审 批表》,经所在部门主管签批后，方可进行查阅.查阅地点限于公司办公场所内。 6。2 合同档案不予外借、扫描 ，且查阅过程需由合同档案管理员陪同监督。 第 2 页 共 6 页 如有复印必要，可进行合同文件的复印。 6。3 查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾 划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁. 6。4 查阅涉及公司经营决策、发展规划、诉讼文书、重要合同等重要的或应 予保密的或尚未依法定程序披露的合同须经总经理批准。 6。5 查阅合同交还时，合同档案管理员查须当面核对，如发现遗失或损坏，应 立即报告主管领导。 七、期 限 常规性合同档案保管期限为三年,但涉及公司重大经营管理活动和商业机密,对 企业经营管理和业务发展有长远利用价值的合同,则为永久保存。 八、处 罚 为了确保合同档案的完整与安全,对于发生下列行为之一的人员,公司有权视情给 予通报批评、适当经济处罚或与其解除劳动合同,构成犯罪的则转送司法机关严肃处理。 8。1 损毁、丢失或者擅自销毁公司合同档案的 ； 8.2 擅自抄录、复印、公布公司保密合同的 ； 8。3 擅自涂改、篡改、伪造、变造公司合同档案的 ； 8.4 违法违规出卖、倒卖公司合同档案的 ； 8。5 合同档案管理人员、经手人员其他玩忽职守情形的。 九、其他 9。1 本办法由行政中心负责制订、解释、及修改。 9.2 本办法自公布之日起生效.