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档案押架期的档案采购期限研究 文件保留期是文件确定的保留期。确定保管期限是档案鉴定工作的重要环节,它直接决定着馆藏结构的优劣、档案寿命的长短、档案价值的发挥。科学准确地划分档案保管期限能使保存的档案全面地反映机关的主要职能活动,维护其历史面貌,能使档案保管利用工作发挥更高效益,能使档案价值得到更大程度的发挥。 一、 方法对比:两种方法 根据保管期限划分的详略程度,可以将确定档案保管期限的方法分为两种——定性分析法和定量分析法,二者在不同国家和地区的档案鉴定工作中有不同的应用,发挥着不同的作用,其优缺点也各不相同。 (一) 保管期限的定量分析法 运用定量方法确定档案保管期限是指根据档案价值的大小,明确指出档案应存留的年限,如确切标明档案的保存期限为1年,3年,5年,10年等具体年份或进一步将保管期限具体到月份,定量分析法也称为标时法。采用定量分析方法确定档案保管期限的关键,是明确档案保管期限的划分方法,确定档案保管期限设置为具体年份或月份而非期限。这一做法在西方许多国家已经有多年的经验,欧美许多国家档案保管期限表的条款不下百条,保管期限的档次则多达十余种。美国《犹他州文件保管期限通用表》甚至详尽到月,保管期限的划分十分具体。 (二) 不同的保管期限 运用定性分析方法确定档案保管期限是指不标明档案应留存的具体年限,而仅仅给出档案应留存的大致范围。如根据“两分法”原则将档案保管期限划分为永久、定期两个阶段,或者根据“三分法”原则将档案保管期限划分为永久、长期、短期三个阶段。永久保存,就是无限期地尽可能长远地保存档案。定期保存,就是保存一定年限,保存期满后即可销毁。长期或短期保存,则是根据相关规定赋予长期或者短期不同的保存时限含义(如我国1983和1987年的《文书档案保管期限表》就将档案的保管期限分为永久、长期、短期三个阶段,长期明确为50年,短期为15年)。 (三) 比较分析和定量分析方法的优缺点 1. 定期保存档案的档案价值计算 档案鉴定的效益标准是近年来欧美档案学者提出的一个新的具有实用性的鉴定标准,它认为保管费用是档案鉴定的三要素之一,鉴定中必须考虑的一个因素就是费用——价值率。根据效益标准,档案馆所保存的档案的价值应与其保存费用相统一。即保存时间较长的档案通常具有较高的价值,反之,对于价值较小的档案可缩短其保存周期,以减少保管费用,使其保存费用与保存价值成正比。有些学者还提出,如保存一份档案所产生的费用大于档案价值发挥所产生的效益,则可对档案进行销毁处理。 尽管鉴定中的效益标准还存在一定争议,但是从档案保管工作的实践情况看,在定期档案中,每一份档案发挥作用的时间长短不同,其价值也不尽相同。例如,有的定期档案发挥作用的时间可能只有20年,但是按照定性分析方法来划分保管期限,则要等到保存期满50年才能进行连同其他定期档案一起进行二次鉴定。对于这份档案来说,这期间有30年的时间是属于档案的无效管理期,因为它的价值已经消失了。定期保存的档案数量庞大,毫无意义地延长档案生命,长久占用库房,势必会浪费更多人力物力。从宏观上计算,这种因无效管理所造成的经济损失是惊人的。 运用定量分析方法确定档案保管期限则不存在这样的问题,定量分析法要求对列入定期保存的档案划分更为翔实的保管年限,使每一份档案的保存时间与其保存价值更为接近,可以大大节省档案的保存成本,符合档案鉴定的效益原则。 2. 档案保管期限的目标与档案价值的不确定性之间的矛盾分析 档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性,是档案的基本属性(即客体)对社会需求(即主体)的满足程度。确定档案保管期限的根本依据是档案价值的大小,影响档案价值的因素很多。从主体与客体的矛盾关系考虑,档案价值的发挥有两个重要条件。其一是档案的客观属性,即档案的自身特点,它是构成档案价值的客观基础。档案的客观属性既包括档案的内容特征,如来源、时间、文种、稿本,又涵盖档案的形式特征,如载体形态、完整程度等。档案的客观属性包含诸多方面内容,对其把握与定位不是一蹴而就的,需要具体分析,全面考察。其二是主体对档案客观属性的需求,它是构成档案价值的前提条件和决定因素。利用者对档案的利用需求同样受诸多因素的影响,如社会的档案意识、社会的文化环境、人们的实际需要等,具有很强的不确定性。因此鉴定工作中对档案价值的确定只能是大体上的推测,总体上的把握,难以精确度量,只能着眼于事物的整体特性和主要方面。 从这个角度分析,定量分析档案保管期限的目标与档案价值的不确定性之间存在一定的矛盾。相对来说,用定性分析方法来判断档案的保管期限,勾画出一个应保存的大致时期与范围,这种做法更符合档案价值的基本特点和规律。 3. 保管期限难以确定,档案价值难以划分 采用定性分析方法,在编制档案保管期限表的过程中不需要标识档案的具体保管时限,只需