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Word 商务信函规范化写作要求 1、口语化 每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人 都是感性的，所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而许多人 都有一种误会，以为写作商务信函就应当用一种特别的 “生意腔”， 于是把一封原来应当是热忱而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们 宁愿写 “your letter has been received”， “your complaint is being looked into”而不是 “i have received your letter”或者 “we are looking into your complaint”。其实我们简洁的来理解 一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把 交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简洁明白的语句，用我/我们 做主语，这样才能让我们的信函读起来热忱，友好，就象两个伴侣之 间的谈话那样简洁，自然，人性化。 2、语气语调 由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采纳的语 气语调也应当符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下，您写这 封信函是想到达一个什么样的目的，您盼望对收信人产生一种怎样的 影响呢?是歉意的，劝告性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以 通过信函中的语气语调来表现。 3、礼貌 我们这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要表达一种 第 1 页 Word 为他人考虑，多体谅对方心情和境况的看法。假如本着这样的看法去 跟别人沟通，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这 个伴侣，不会影响今后合作的机会。 特殊要留意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并敬重 对方的观点。假如对方的建议不合理或者对您的指责不公正时，请表 现一下您的高姿势，您可以据理力争，说明您的观点，但留意要讲 究礼节礼貌，避开用冒犯性的语言。 还要提示一点，中国人有句话叫做 “过犹不及”。任何事情， 一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真 诚过了头，也会变成天真稚嫩。所以最关键的还是要把握好 “度”， 才能到达预期的效果。 4、简洁 就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函 读起来简洁，清晰，简单理解。用常见的单词，避开生僻或者拼写冗 杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，由于短句 更简单理解。少用 “and”，“but”，“however”，“consequently” 这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含 义的单词。比方，您前面写了 “goodshave been sent”，那后面再 提到这件事时就不要再用其他单词如 “forward” “dispatch”等。 由于这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 5、回复快速准时 第 2 页 Word 给买家的回复，千万要快速准时。由于买家通常只看最先收到 的几封回复，从中去选择合适的供应商。假如您的回复不够准时，就 可能由于抢不到先机而失去商机。 6、标题 这一点是特殊针对写电子邮件的。或许许多人都没有意识到， 事实上，e-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第 一个印象就是通过标题来完成的。假如标题没有内容，看起来象群发 的垃圾邮件的话，许多买家就会直接删除。比方这样的标题 “howare you?” ， “can we work together?”，建议您改成 “proposal: bright ideas imports--zhejiang textile’s partnership opportunity”或者 “introduction: our product offerings for bright ideas imports.”这样您的邮件会显得更加