家电类采购资金审批流程.docx

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家电类采购资金审批流程

流程图：

A、预付款流程图：

B、正常采购流程图

C、代销联销流程图：

流程说明：

（一）资金申请的前提：

1、预付款：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定有预付款内容。

2、正常采购：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定的正常采购内容；（3）对应货到票到。

3、代销联销：（1）核准的“采购资金排款计划表”范围内资金；（2）合法合同规定的代销联销内容；（3）代销联销销售单；（4）对应发票收到。

（二）职责说明：

1、业务员：

（1）填制预付款“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等，并按合同规定的方式标明支付方式。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

（2）保证预付款金额与合同规定相符，并在发票栏标明“预付款”（资本运作性质预付款标明“资本运作预付款”）。负责预付款后的进货、发票按合同规定到达，前批次预付款的货票未到位不能再申请预付款。

（3）补充填写正常采购、代销联销方式的资金使用申请单上资料。补充填列目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、现有库存、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目等资料，标明对支付方式，并对进货结算员所填“资金使用申请单”内容的准确性进行审核。

（4）按合同规定结帐期拉代销联销的销售单，保证按规定结算。

（5）填写“返利结算登记表”。真实准确地反映当期各种应收返利、补差、费用等，清晰准确填写“货物品类”“货物名称”“资金申请单编号”“应收金额”“结算方式”等内容。对于折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的，在“实收金额”“未收金额”栏注明，下次帐扣时在“备注”栏注明并写清上次“返利结算登记表”编号。

（6）资本运作性质预付款必须在发票栏标明“打款奖励预付款”字样。

（7）合同内容的修订，必须及时办理相关清帐、补充手续，并及时通知对应返利结算员，经销方式（经销、代销、联销）的变更必须及时更改合同资料信息，并反馈到往来主管。

2、业务科长：

（1）审核“目前总库存、上月销售、本周销售、信用额度、帐期、进货品名、现有库存、进货数量、进货单价、金额（小写金额）、平均售价、本周销售数、预计销售天数、应帐扣项目、支付方式”的真实准确性。

（2）库存结构合理性控制。

（3）确认合同的准确执行，对合同的准确执行负责，没有签订合同的采购不能付款。

（4）供应商信用额度、帐期的审核。

（5）本部门采购资金排款计划的审核，合理安排、控制。

3、营销部经理：

（1）审核所填资金使用申请单上内容的真实准确性，必须保证采购的必要性、应收的全面及时性、付款的合理性，对库存、销售、进货应扣帐项目的真实准确性负审核责任。

（2）确保采购资金排款计划的合理性、执行的准确性。

（3）对于超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，在与返利结算员沟通协调情况下，以文字注明方式作最后裁定，并对后期执行作出安排，负责最后的落实。

（4）负责协助执行财务结算制度、供应商往来帐管理（前帐不清后帐不结）等有关规定。

4、进货结算员（台帐）：

（1）审核前一笔预付款的进货、发票到位情况，保证前期预付款货票两清。

（2）保证发票及时入帐,按规定时间及时办理结算手续。

（3）填制正常采购、代销联销方式的“资金使用申请单”。填列申请部门、申请日期、供应商名称及相关资料、进货品名、进货数量、进货单价、金额（进货栏小写金额）、发票号码、进货ID号等。必须保证字迹清晰、数据准确，内容完整。

（4）保证正常采购、代销联销方式下的货票对应。

（5）发票上反映的正常折扣折让的必须以负数清晰地在进货栏单列，并填写“返利结算登记表”反映折扣折让。

（6）销售退货的及时帐扣。

（7）对资金申请付款内容作出登记，并跟踪。

5、返利结算员：

（1）审核“资金使用申请单”及“返利结算登记表”上各种应收返利、补差、费用等的及时准确性，保证对应合同条款的执行。返利结算员没有与供应商协商相关帐扣的权利。

（2）超出合同规定或没有相关返利合同条款的应收款项，应及时与营销部经理沟通协调，在营销部经理作出与合同不符条款的处理决定后，有权要求营销部经理注明理由、安排落实；上述应帐扣项目的最后确认权在业务部门营销经理。返利结算员负责对合同外或不符合同的帐扣进行执行并登记跟踪，定期汇总分析并报营销经理。

（3）审核“返利结算登记表”填列内容的完整性，并在“合计栏”填写大写金额。审核折扣折让中已填返利结算登记表但分次帐扣的是否在“实收金额”“未收金额”或“备注”栏注明并写清上次“返利结