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物业档案室管理制度

物业档案室管理制度1

档案室管理规定

一、归档制度

1、归档范围

公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等料子。

2、归档要求

归档文件应原件（特别情况下可用复印件替换）,要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清楚。

3、归档时间:输完毕后,应立刻归档。

4、归档份数:各类文件料子一般归档一式一份。

5、文件料子的归档,必需办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点料子,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度

1、归档的`文件料子,应保持文件料子之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应依照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14～24摄氏度,相对湿度保持45～60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批判、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序

提出申请——有关领导批准——档案室办理手续——使用档案——归还档案室

具体要求:

1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续；

2、要爱惜档案,：不得丢失；

3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案；

4、借阅、复印人不得将档案随便传看,携带外出（除工作外）,以防丢失、泄密；

5、办理完毕,应立刻归还,如有过错,应追究当事人责任；

6、调离本公司的员工,必需将所借档案料子还清后,方可办理调离手续。

物业档案室管理制度2

一、总则

1.1本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。

1.2本制度适用于物业管理公司及其下属的全部物业项目。

二、档案室的设立和管理

2.1物业档案室应设在安全、干燥、通风、防火的地方，距离易燃、易爆物品有肯定的安全距离。

2.2物业档案室的设立应由物业管理公司提出申请，报公司领导审批后实施。

2.3物业档案室的日常管理工作由物业管理公司负责，包括档案的收集、整理、保管、利用等。

2.4物业档案室的.人员应具备肯定的档案管理和计算机操作知识，定期进行培训和考核。

三、档案的收集和整理

3.1物业档案室应及时收集各类档案，包含业主信息、物业服务记录、维护和修理记录、安全记录等。

3.2物业档案室应对收集到的档案进行分类、编号、装订，建立档案目录。

3.3物业档案室应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

四、档案的保管和利用

4.1物业档案室应采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证档案的安全保管。

4.2物业档案室应建立档案借阅制度，对于需要借阅的档案，应依照规定的程序办理借阅手续。

4.3物业档案室应乐观为业主供应查询服务，满足其了解和使用物业信息的需求。

五、档案的销毁

5.1物业档案室应依据国家有关法律法规和公司的规定，定期对过期或无用的档案进行销毁。

5.2物业档案室在销毁档案时，应进行登记，并采取相应措施，确保销毁的安全和彻底。

六、附则

6.1本制度自发布之日起执行。

6.2对本制度的修改和解释权归物业管理公司全部。