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办公室内部控制制度

第一节、内控概述

一、定义和范围

1.本章所述办公室是行政和后勤保障综合办事机构，含有综合性、隶属性和服务性工作性质，办公室是领导直接服务部门，负担着为领导决议提供文件、资料、信息和提议，对领导工作布署进行组织、协调、监督、检验和帮助领导处理日常事务，在企业各部门中起着综合组织各方面工作，协调平衡各部门关系。

2.办公室循环内部控制指对办公会议决议落实、集团企业事务、行政工作承上启下综合协调，公关接待和后勤保障工作。

二、控制目标

行政事物目标：

1.规章制度控制目标

1）促进企业职员行为优化；

2）增强企业凝聚力；

3）完善企业规范化管理程度。

2.办公经费控制目标

1）编制行政经费使用和控制步骤，确保行政经费合理使用；

2）有效控制行政经费使用；

3）将行政经费控制效果纳入部门绩效考评体系

3.事务处理控制目标

1）规范行下事务处理步骤；

2）提升行政事务处理效率；

3）降低行政处理成本；

4.办公用具设施管理控制目标

1）规范办公用具管理，提升其使用效益；

2）建立科学严谨办公用具管理制度，预防企业财产流失；

3）严格控制办公用具管个步骤费用。

5.文件管理目标

1）快速有效接收和发送文书；

2）文书保留完整、齐备；

3）文书立卷合理。

6.印章管理目标

1）增强印章管理严厉性；

2）科学规范用印；

3）杜绝违规用印行为。

7.会议管理目标

1）充足做好会前准备；

2）有效进行会中服务；

3）立即进行会后跟踪。

8.物资采购管理目标

1）提升采购效率；

2）降低采购成本；

3）促进采购过程规范管理。

9.固定资产管理

1）固定资产合理购置；

2）资产建档立即、正确；

3）固定资产增值。

后勤保障事物目标：

1.环境管理目标

1）美化环境、净化空气、降低污染；

2）建设和优化绿色文明办公环境；

3）促进广大职员身心健康。

2.宿舍管理目标

1）确保职员含有良好住宿条件；

2）强化宿舍管理和安全。

3.食堂管理目标

1）提升用餐质量，改善服务态度；

2）加强饮食卫生；

3）实现餐厅管理制度化、标准化；

4.车辆管理目标

1）对企业车辆进行系统性管理；

2）合理高度车辆提升使用效率。

5.司机管理目标

1）改善服务态度，提升业务水平；

2）严寒交通规则，确保行车安全；

3）加强司机道路安全管理。

6.安全管理目标

1）加强企业治安、保密、防火安全；

2）提升企业职员安全意识；

3）消除安全隐患。

7.门禁管理目标

1）规范企业出入安全制度

2）加强职员安全管理

3）预防企业财物丢失

三、关键控制点

行政事务：

1.制度健全和可操作性

1）搜集制度提议和要求

2）起草制度草案

3）组织会议讨论

4）制度草案公告

5）修改完善制度草案

6）制度草案上报审批

7）制度实施

2.办公经费控制

1）下达行政经费年度预算计划

2）分解行政经费控制目标

3）各部门提出行政经费申请

4）按控制目标按级审核

5）到财务部办理报销

6）编制行政经费台账

7）经费控制情况纳入部门考评

3.事务处理控制

1）制订事务处理规范

2）接收事务处理任务

3）明确事务处理要求和期限

4）进行事务处理

5）提出事务处理疑问

6）协调多种信息处理疑问

7）汇报任务完成情况

8）相关资料和信息整理

4.办公用具设施管理控制

1）办公用具采购

2）入库管理

3）制订办公用具信用要求

4）受理《办公用具申领单》

5）核发办公用具

6）办公用具作用监督

7）办公用具报废

5.文件管理控制

1）文书搜集

2）文书分类

3）收文管理

4）发文管理

5）分文管理

6）文书立卷管理

6.印章管理控制

1）印章刻制

2）制订印章管理要求

3）印章保管

4）印章使用

5）印章废弃

7.会议管理控制

1）确定会议专题

2）确定会议时间

3）选择会议地点

4）会议议程安排

5）会议部署

6）会议通知

7）会议资料、用具准备

8）会议过程服务

9）会议统计

10）会后跟踪

8.物资采购管理控制

1）搜集、汇总物资需求信息

2）进行需求分析

3）制订物资采购计划

4）询价、比价、招标

5）选择供给商

6）协议谈判

7）报批

8）协议签署

9）验收入库

10）付款

9.固定资产管理

1）固定资产购置管理

2）固定资产验收

3）固定资产编号、建账、建卡

4）固定资产领取、使用和保管

5）固定资产调拨、报修管理

6）固定资产签盘点

7）固定资产停用、报废等管理

8）固定资产档案资料管理

后勤事务：

1．环境管理

1）制订绿化、清