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房地产集团公司人事档案管理制度

第一章目的

第一条为规范人事档案管理，使人事档案管理程序化、流程化，特制定本制度

第二条保守档案机密。对人事档案进行妥善管理，能有效的保守机密

第三条维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是人事档案管理的主要任务

第四条便于档案材料的使用

第二章人事档案的保管

第四条人事档案的保管大致包括材料归档、、查核对、转递、保卫保密、档案统计5部分

第五条材料归档

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序如下

1、对材料进行鉴别、看其是否符合归档的要求。

2、按照材料的属性、内容，确定其归档的要求

3、在人事档案目录上补材料名称及有关内容。

4、将新材料放入档案

第六条检查核对

1、人事档案检查的内容既包括对认识档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等；

也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看门窗是否完好，有无其他存放错误等

2、检查核对一般要定期进行，但在下列情况下，也要检查核对。

①突发事件后，如被盗、遗失或水灾火灾之后

②对有些档案发生疑问之后，如不确定某份材料是否丢失

③发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等

第十条转递

即人事档案的转移投递，档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

（1）转递的大致程序如下

1、取走应转走的档案

2、在档案底账上注销。

3、、填写转递人事档案材料通知单

4、按发文要求包装密封

（2）转递原则

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收

档、核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第十一条保卫保密

具体工作要求如下

（1）对于较大的公司，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备

（2）备有必要的防火、防潮器材

（3）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品

（4）任何人不得擅自将人事档案材料带到公众场合

（5）无关人员不得进入库房，严禁吸烟

（6）离开时关灯、关窗、锁门。

第十二条档案统计

档案统计的工作内容包括以下几点

（1）人事档案的数量

（2）人事档案材料收集补充情况

（3）档案整理情况

（4）档案保管情况

（5）档案利用情况

（6）人事档案工作人员情况

第四章人事档案的利用

第十三条档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手

段

第十四条人事档案的利用有多种方式。

（1）借出使用

解除使用仅限于某些特殊情形，如领导需要查阅人事档案或公安机关、保卫部门因特殊原因

需要借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还

（2）出具证明材料

出具的证明材料可以是人力资源部按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人

事档案材料的复印件。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等

第十五条人事档案利用手续

（1）查档手续

正规的查档手续应包括以下几点

1、由申请查档者写出查档报告，报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人概况等。

2、查阅单位（部门）在查档报告上盖章，负责人签字。

3、由人事档案专员进行审核、批准，若理由充分、手续齐全，则给予批准

（2）外借手续

1、借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

2、借档单位（部门）在借档报告上盖章，负责人签字

3、人事档案专员进行审核批准

4、进行借档记。把借档时间、材料名称、材料份数、借档理由等填清楚，并由借档人员

签字

5、归还时，及时在外借记上注销

（3）出具证明材料手续

1、首先，由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章

2、人事档案专员按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料

3、证明材料由人事档案专员提交有关领导审阅，加盖公章，然后记、发出。

第五章附则

第十六条本制度由人事档案专员拟定，人事事务主管审核，修改权和解析权属人力资源部

第十七条本制度自批准公布之日起实施。

入职新员工人事档案管理流程

三、员工离职面谈表

填表日期:年月日

离职人员姓名