项目四档案整理课件(共31张PPT)《文书工作与档案管理》（大连理工）.pptxVIP

文书工作与档案管理

项目四档案整理

档案分类与排列

任务导入

保华万房房地产开发有限公司的档案室顺利完成了全部筹建工作，上司要求办

公室秘书李芸兼职管理档案室。为了更好地发挥档案室的作用，李芸准备在将原来积累的档案文件正式移入档案室之前，对这些档案进行必要的整理。

假定你是李芸，请根据以上背景，完成档案文件的分类与排列工作。

任务分析

对原有档案文件进行分类，是档案整理工作的基础任务，分

类方案不仅制约排序结果，而且还决定着编号规则。要想为公司

档案进行分类，需要首先了解档案分类常用方法，在此基础上结

合本单位的档案情况制定适合的分类方案，并据此对原有的散乱

档案进行整理排列。

年度分类法

机构分类法

问题分类法(最易带主观性，与机构分类法不兼容)

保管期限分类法(最易被忽视)

一、档案分类的基本方法

按年度分类

将文件按其形成年度分类。

跨年度一般应以文件签发日期为准。

对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。

跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与

问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。

采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档

文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。

采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归

档文件进行分类。

按机构(问题)分类

对文件保管单位今后工作有长远利用价值(Y)

在一定时期内对文件保管单位有参考利用价值

10年(D10)30年(D30)

确定保管期限

期

管

年度

机构

保管期限

归档文件名称

2016

办公室

永久

第一分公司2016年工作计划

第一分公司2016年度工作总结

第一分公司印发应急预案的通知

聘请常年法律顾问合同

第一分公司关于成立安全施工领导小组的通知

第一分公司关于与长河公司经济纠纷情况的报告

第一分公司关于表彰2016年度工作先进单位和先进个人

的决定

……

定期

第一分公司2016年办公会会议记录

第一分公司关于参加D地块招标的请示第一分公司关于村民搬迁申请机械施工的报告

第一分公司关于对2016年度安全稳定工作后进单位实行“一票否决制度”的决定

第一分公司关于对张思佳同志处分的决定

第一分公司2016年办公会会议记录

……

财务部

永久

第一分公司关于解决缴纳拖欠医保资金的申请第一分公司2016年度企业工资报表

第一分公司2016年度企业财务决算报表

……

定期

第一分公司关于申请科技研发补助资金的报告

...

……

2015

复式分类法

◆年度—机构—保管期限

◆年度—问题—保管期限

◆机构—年度—保管期限

◆保管期限—年度—机构

◆保管期限—年度—问题

三、归档文件的排列

1.同一事由内的归档文件排列

同一事由内归挡文件的排列，最简单的方法是按文件形

成时间的先后顺序，日期在前的归档文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者按文件的重要程度排列，相对重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。

三、归档文件的排列

2.不同事由的归档文件排列

不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括时间、重要程度等。

(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列，要求将不同事由的文件，按其办

结时间的先后顺序排列，而不必考虑其他的素。

(2)按事由的重要程度排列，是指将主要职能或重要活动形成的文件排在前

面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。

(3)按事由具有的共同属性分别集中排列，可按责任者或承办部门分别集中

排列，也可按照不同问题分别集中排列。

三、归档文件的排列

3.成套文件可集中排列

所谓的“成套文件”是在工作中由

于流程衔接比较紧密，不同工作环节中产生的文件之间具有密切的天然关系，如果分开的话就不能客观反映工作的全貌，所以应集中排列。

常见的成套文件有会议文件、统计

报表等。

全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会

组织或个人形成的具有联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校形成的全部档案应该组成一个全宗。全宗从其形成角度看，有组织和个人两

大类。

四、全宗

任务实施

号、编目与装盒

文件编

任务导入

在上一个任务中，李芸按照确定的分类方案对归档文件进行了分类并且排列了

全部文件的次序。但是，这时的归档文件只是在实体状态中形成了有序的体系，文件上面缺乏整体关联的标志，无法便捷地进行管理和利用。同时，所有的归