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文件管理制度

一、目的

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，确保文件在公司各项工作中的指导作用得以充分发挥，特制订本文件管理制度。

二、管理范围

本制度适用于公司所有文件的管理，包括上级来文、同级来文、公司内部发文、报告、资料等。文件的管理遵循统一收文、统一编号、统一归档的原则，由公司办公室负责归口管理。

三、文件的签收

1.凡公司收到的公启文件（除公司领导特别指定外），均由办公室负责签收登记。

2.签收时，应检查文件的完整性和密封情况，确保文件未被篡改或损坏。

四、文件的编号与保管

1.办公室对收到的文件应及时拆封，并附上“文件处理传阅单”，按照文件类型和性质进行分类登记编号。

2.公司员工外出开会带回的文件及资料，应第一时间交至办公室进行登记编号保管，禁止私自留存。

3.文件应妥善保管，防止丢失或损坏。对于重要文件，应设置专门的文件柜或保密箱进行存放。

五、文件的阅批与分转

1.办公室根据文件内容和性质，对文件进行初步阅签后，分送承办部门阅办。重要文件需呈送公司领导或分管领导亲自阅批后再分送承办部门。

2.为确保文件及时处理，一般文件应在当天阅签完毕，紧急文件应立即处理。

3.对于一般文、函、电等，由办公室根据文件内容直接分转至相关部门处理。

4.文件传阅应按照批示次序依次进行，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。

六、文件的传阅与催办

1.文件的传阅应严格遵守传阅范围规定，禁止将密级文件带离公司、宿舍或公共场所，也不得将文件转借给他人阅看。

2.阅文人员应抓紧时间阅读文件，并在规定时间内将文件送回办公室。如有领导批示或拟办意见，办公室应责成相关部门和人员按要求办理。

3.文件阅完后，应直接送回办公室，禁止横传或私自留存。

4.办公室对文件负有催办检查督促的责任。承办部门接到文件后应立即指定专人办理，不得拖延。如需备查，应按照公司规定征得办公室同意后进行复印或摘抄，原件应及时归档周转。

七、文件的归档与保密

1.办公室应定期对文件进行归档整理，确保文件的完整性和有序性。

2.对于密级文件，应严格按照公司保密制度进行管理，确保文件的安全。

3.文件管理人员应遵守职业道德和保密义务，不得泄露公司机密和敏感信息。

八、附则

1.本制度由公司办公室负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起执行，如有与公司其他规定相抵触的，以本制度为准。

3.公司员工应严格遵守本制度规定，如有违反，将按照公司相关规定进行处理。