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档案管理流程
（会计档案除外）
编制
日期
2013.7.25
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
档案管理流程
1.适用范围
适用于公司各类档案的收集、鉴定、分类、归档、利用和销毁等的管理。
2.主要涉及部门及职责
2.1公司各部室
2.1.1负责本部门档案材料的收集、整理和保管，并指定部门档案资料管理人员；
2.1.2负责每年三月前或按有关规定时限将本部门档案材料移交公司档案室归档；
2.1.3负责将本部门经办的重要文件、合同原件按要求及时移交公司档案室归档。
2.2综合管理部门
2.2.1负责档案管理工作的统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导；
2.2.2负责制定档案分类方案，以及档案管理办法等各项管理规定或规范；
2.2.3负责档案管理信息系统的建立及优化，使用及维护；
2.2.4负责对各部室的档案管理工作进行检查验收；
2.2.5负责对各部室移交的档案材料进行接收、整理、鉴定、归档和入库；
负责将己归档的档案信息录入档案管理系统；
负责重要合同、文件及会议记录纪要的日常归档管理；
负责综合文书档案、城建档、设备仪器档案、实物档案、合同档案、声像档案的日常归档管理；
负责综合档案库房的管理，以及档案借阅审批登记管理、档案保存价值鉴定和档案销毁审批登记管理。
2.3风险控制部门
负责内部审计档案的日常管理，并按规定时限、要求移交公司档案室；
负责法律事务档案材料的整理立卷、移交归档；
2.4财务管理部门
2.4.1负责会计档案的统筹管理；
2.4.2负责制订会计档案管理规定或规范；
2.4.3负责会计档案的收集整理、立卷归档和信息录入，并按规定时限、要求移交档案室；
2.4.4负责将公司财务结算合同档案材料，以及银行借款合同、银行担保合同、银行合作按揭协议等合同档案材料按规定时限要求移交档案室归档；
2.4.5负责会计档案库房的管理，以及会计档案借阅审批管理、保存价值鉴定和档案销毁审批登记管理。
2.5公司领导
2.5.1负责成立档案工作领导小组，对档案工作统一指挥部署；
2.5.2负责档案借阅审批、档案销毁审批的管理。
3.流程关键控制点（CPP）：
3.1档案移交的及时性
3.1.1文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、声像档案等各类档案应按规定的时间移交。
3.2档案使用的安全性
3.2.1密级档案应与非密级档案分开保管，要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。
3.3档案利用的保密性
3.3.1密级档案的调阅、移出应严格按规定手续办理，公司主要领导审批，否则任何人无权调阅；
3.3.2借阅密级档案一般不能摘录，如确因工作需要，必须经公司主要领导审批，并在保密本上登记。
档案销毁的准确性
3.4.1销毁档案经公司领导审批鉴定后才能销毁；
3.4.2需对销毁档案进行造册登记。
4.流程责任人
4.1综合管理部门负责人
5．支持文件
5.1《档案分类暂行办法》
5.2《档案管理暂行规定》
5.3国家、省市档案工作法规文件，城市建设档案管理法规文件
5.4档案工作国家标准和行业标准
6.流程图
7.流程说明
步骤
说明
负责人
辅助
负责人
输出
1.档案的移交和保管
1.1各部室整理相关重要城建、文书、声像、合同资料；
1.2按规定要求的时限和内容向档案室移交档案；
1.3档案室对接收的档案进行检查，确保资料齐全；
1.4档案室对接收的档案重要性进行鉴定；
1.5档案室对接收的档案进行分类、整理、编号；
1.6档案室负责将整理后的档案信息录入、扫描至档案管理系统；
1.7档案室对档案资料进行归档案、入库；
1.8财务管理部门对会计档案进行整理、归档和档案管理系统的信息录入，并定期移交档案室。
综合管理部门负责人
各部室负责人
《档案资料移交单》
2.档案的利用
2.1各部室提出利用申请，填写《档案借阅申请单》；
2.2档案室对《档案借阅申请单》进行审核；
2.3公司领导对《档案借阅申请单》进行审批；
2.4各部室填写《档案借阅登记单》后进行相关档案的利用。
综合管理部门负责人
《档案借阅申请单》
《档案借阅登记单》
3.档案的销毁
3.1档案室根据相关法规要求提出销毁申请；
3.2公司领导对销毁申请进行审批；
3.3综合管理部组织鉴定销毁小组；
3.4档案室进行销毁工作。
综合管理部门负责人
《档案销毁清单》
主要涉及文档/信息流程
文档名称
编制部门/人员
主要内容
处理部门/人员
提交时限/频率
档案资料移交单
综合管理部门
档案管理人员
各部室移交档案的名称、种类、数量、移交确认等
档案管理人员
年
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