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高效会议管理术

1、没人把开会当回事

2、开会开到天荒地老

3、内容离题再也回不来

4、决而不行

5、会议里大家说很多，但是都不是真话

6、忘记带重要资料，让决策一拖再拖

1、与会者积极参与

2、内容精简、开会时间把控适当不拖延

3、会前充分准备、目的明确、形式适当

4、与会者，具备聆听力、发问力、回答力、决策力

5、选取适当时间对会议内容跟进解决

6、对每次会议予以总结经验和更新流程

前言

你绝对无法避免开会，但是你可以让会议变得更有效率

无效会议

高效会议

充分的会前准备

明确的会议目的合理的组织形式高效的会议跟进

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没必要、无准备，就不开会

创意提案

·头脑风暴

·透过众人之力、无中生有，找出新奇好点子。

·搭乘他人智慧的便车

解决问题

·管委会

·目标和现实有落差时，找出填补差异方法

·发现问题研拟对策

凝聚向心力

·中心协调会

·部门内部会

·建立信赖理解共

识团队

·促进组织内部交流，强化团队意识

无目的的会议纯粹是浪费时间、扼杀生命

目的

规模

决策执行

解决问题

创意提案

凝聚向心力

少人数(3-30人)

禁带电子设备

视觉会议

头脑风暴

午餐会议

舒适环境

多人数

(30人以上)

时间限制

围桌对话

创新突破

移地会议

主管离场

小组研讨会

针对不同的会议目的需选择合适的会议组织形式

公司适合会议

总经理例会

适合规模

1.少人数(3-30)人2.多人数(30以上)人

适合形式

3种形式

目的1:决策执行

禁带电子设备(5-10人)

主管离场(10人以上)

时间限制(30人以上)

优点：收起电脑、手机，专注做决策、想创意，避开电子产品干扰，开会效果会更好

要求：干扰会议进行的事物、全留在会议室外

所需时间：1小时为主、最多不超过4小时

总经理例会适合形式1

优点：提升工作效率、减少开会次数与长度

要点：

1、设定详细议程，严格控管开始与结束时间

2、适合时间和频率：

一月1-2次，每次1-1.5小时

3、展开方法：

事先规范会议开始与结束时间，并且设定详细的议程，严格地监控会议的进行

4、成本控制：

包含会议成本、直接会议成本、会议时间成本、效率损失成本

5、注意事项：

1)每次开会，都拿出表来计时，事先准备充分，强制控制时间的进行

2)不要在过短的时间，塞进过长的议程

3)就算时间要结束了，也不能略过“做结论”步骤，即使结论是“择期再开”

4)适合例行报告、工作进度报告等会议

总经理例会适合形式2

主管离场

决策者在讨论阶段易主导意见

流向

主管进场

决策者进场时，议题已讨论出数个可能方案，主管只需要说明同意与否。

将“提案权”与“决策权”分开

要点：不害怕禁忌、不揣测上意，做最该做的决定

所需时间：1小时-1天不等、不可超过一天

适合频率：不定，适合已有明确议题、征求(大量)提案并做出决策时

决策者扛下成败责任，与会者尽情发表意见。提案被否决主管必须当心说明原因，取得理解

讨论议题产生提案

决定提案实行是否

总经理例会适合形式3

决策

公司适合会议

公司管理委员会各集运中心跨部门协调会

适合规模

1.少人数(3-30)人2.多人数(30以上)人

适合形式

3种形式

围桌对话

(12人以上到数干人不等)

目的2:解决问题

小组研讨会(5-3000人)

视觉会议(30人以下)

开展方法：在头脑风暴会议中，搭配整合图像与文字，简单涂鸦，运用以下7种图形或者人物、树木、云朵、手势传达抽象议题

掌握7种基本图形含义，视觉会议立即上手

所需道具：白板或大海报

适合时机：解说抽象概念或条列式流程

管委会协调会适合形式1

◎

管委会协调会适合形式2

围桌对话(12人以上到数干人不等)

优点：透过集体对话，让想法萌芽，凝聚有质量的观点，促成有效行动

所需时间：至少90分钟，2小时更理想适合频率：不限

交换桌次

除桌长外，其他人换到下

一桌次，新讨论开始，桌长向新成员展示先前结论。

依次轮流3次，每次约30

分钟

交流连结不同的观点，降低与会者“坚持”与“固执”的机率。共同聆听其中的观点及更深层的问题

写在桌子白纸上

集体分享

三回合讨论后，

主持人安排一

段“反思时

间”,让与会

者写出最核心

或最深刻的想

法

最后的记录公布，再行动规

划与讨论议题整合。

开始对话

4到5个人一桌，选桌长一名，边

讨论边写下记录与结论

把注意力集中在

几个问题上，以

集思广益鼓励大

家踊跃发言

会前准备

理清会议目的，为对话范围划定

好界限

营造出宜人好客的环境空间，给

与会者安全感，放松心情

所需时间：1-3天不等适合频率：半年-一年/次

众人提出各种议题，然后张贴在会场

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