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公司传真机管理办法

一、目的

为了规范公司传真机的使用、维护及管理，确保传真机的正常运行，提高办公效率，保障公司信息传递的准确性与安全性，特制定本管理办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内所有传真机设备以及涉及传真机使用的各部门和员工。

三、传真机配备与放置

1.配备原则

公司根据各部门业务需求，统一配备传真机设备。对于传真业务量较大的部门，可优先考虑配备独立的传真机；业务量较小的部门，可根据实际情况设置共享传真机。

2.放置地点

传真机应放置在各部门办公区域内便于操作且相对安全、稳定的位置，避免放置在易受潮、高温、灰尘多或人员走动过于频繁容易碰撞的地方。

四、使用管理

1.使用权限

公司传真机原则上仅供本公司员工用于处理与公司业务相关的传真收发工作。未经许可，外部人员不得擅自使用公司传真机。

2.使用登记

员工每次使用传真机时，需在《传真机使用登记表》上详细记录传真日期、时间、发送或接收的对方单位/联系人、传真号码、传真内容简要说明等信息。如发送重要或机密文件，还需注明相应的密级，并按照公司保密规定进行额外的审批和处理。

3.操作规范

发送传真：

在发送传真前，应确保传真稿件内容清晰、完整、页码顺序正确，避免因稿件问题导致传真失败或对方接收不清晰。

正确输入对方传真号码，仔细核对无误后，按下发送键启动传真发送程序。若发送过程中出现故障或提示发送失败，应及时检查原因并重新发送，同时在登记表上备注相关情况。

接收传真：

传真机应保持正常开启状态（除特殊规定的关机时间外），以确保能及时接收外来传真。

收到传真后，应及时从传真机上取下传真件，并查看传真内容是否完整、清晰。若传真件存在缺页、模糊不清等问题，需尽快联系发送方重新发送。

对于收到的传真件，要按照公司文件管理规定进行分类、整理和归档，如涉及重要或紧急事务的传真，需立即转交给相关负责人处理。

五、维护与保养

1.日常清洁

各部门指定专人负责传真机的日常清洁工作，至少每周对传真机外部进行擦拭，清除灰尘、纸屑等杂物；每月打开传真机外壳（需在专业人员指导或经过培训后按正确步骤操作），对内部进行清洁，确保传真机内部机械部件、扫描头、打印头等关键部位的清洁，保障传真机正常运行和传真质量。

2.故障报修

在使用过程中，如发现传真机出现故障（如卡纸、无法发送/接收、传真质量差等问题），使用者应立即停止使用，并向部门负责人报告，由部门负责人及时联系公司的设备维护人员进行维修。设备维护人员接到报修后，需在[具体时长]内响应，尽快排除故障；对于短时间内无法修复的，应及时安排备用传真机供相关部门应急使用，并告知预计修复时间。

3.定期检查

公司设备管理部门应定期对传真机进行全面检查，每季度至少开展一次系统性的检查工作，检查内容包括传真机的性能状况、耗材余量（如传真纸、墨盒等）、连接线路是否正常等，确保传真机始终处于良好的工作状态。同时，根据检查结果及时补充耗材、更新老化或损坏的部件等。

六、安全管理

1.保密要求

传真机所涉及的所有传真内容，尤其是包含公司商业机密、客户信息、未公开的业务资料等重要信息的传真，必须严格遵守公司保密制度。在收发过程中，要采取相应的加密、限制知悉范围等措施；涉及绝密级信息原则上不通过传真方式传递，确需传真的，需经过公司最高管理层特别批准，并采取严格的加密和全程跟踪监控措施。

2.防泄密措施

已发送或接收的传真件应妥善保管，使用完毕后按照公司规定的文件销毁流程及时进行销毁（如粉碎、焚烧等），防止因传真件随意丢弃造成信息泄露。

传真机所在区域应设置必要的安全防护措施，非本公司员工未经许可不得进入该区域；下班或长时间不使用传真机时，要确保传真机处于关闭状态，并将放置传真机的区域妥善锁闭。

七、培训与考核

1.培训安排

公司定期组织针对传真机使用和简单维护知识的培训课程，新入职员工必须参加入职培训中的传真机使用培训环节，确保每位员工熟悉传真机的正确操作方法、维护要点以及相关管理规定；对于新配备的传真机型号或有新功能更新时，也应及时组织相应的专项培训。

2.考核机制

将各部门对传真机管理规定的执行情况纳入部门绩效考核指标体系，如出现因违反传真机使用管理规定导致传真延误、信息泄露等问题的，视情节轻重对相关责任人及部门进行扣分处理，并要求及时整改；对于严格遵守管理办法、在传真机管理和使用方面表现优秀的部门和个人，公司将给予适当的表彰和奖励。

八、附则

1.本管理办法自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司管理层负责解释和修订。

2.各部门应参照本办法，结合自身实际情况，制定更为详细的部门传真机使用细则，并报公司备案。

[公司名称]

[具体日期]