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机关会议服务规范

1范围

本文件规定了机关会议服务的术语和定义、基本要求、会前准备、会中服务、会后整理、评价与改进。

本文件适用于行政区域内机关会议服务活动。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB2894安全标志及其使用导则

GB/T10001.1公共信息图形符号第1部分：通用符号

GB13495.1消防安全标志第1部分：标志

GB14934食品安全国家标准消毒餐（饮）具

GB/T30520会议分类和术语

GB/T41568机关事务管理术语

3术语和定义

GB/T30520、GB/T41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

机关会议governmentofficesmeetings

以党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关，以及各民主党派、工商联、

各人民团体和参照公务员法管理的事业单位的名义举办的会议、会见及其他按要求承办的活动。3.2

会议服务conferenceservices

为机关提供会议预订、接待、保障的服务工作。

4基本要求

4.1总则

4.1.1机关会议服务应遵循专业化、安全化、人性化、信息化、节约化的原则，可通过购买社会服务引入具备符合本规范要求的第三方服务机构开展机关会议服务工作。

4.1.2建立完善的机关会议服务管理制度，包括人员管理、设施设备运行维护、服务质量管理、应急管理等。

4.1.3机关应大力推进会议服务数字化，提高会议服务质量和效率。

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4.2场所

4.2.1配置与机关会议规模、规格等相适的会议室，且会议室的数量、类型、功能结构合理。配置的设施应包括但不限于：

——足够的插座、网络接口、视频接口等基本设施；

——能实行分区光控且满足可调控性要求的灯具，色温应满足摄像摄影要求；

——独立的温控、通风系统；

——相邻会议室应设置隔音设施；

——醒目的禁烟标志。

4.2.2会议室外围应配置相应的辅助系统，包括但不限于：

——规模适当并分设机动车进出口与人员通道；

——疏散通道、安全出口、消防车通道、应急照明等应急设施；

——布局合理、设施完善的停车场，并配有醒目的安全标志，标志应符合GB2894和GB13495.1的规定；

——公共信息导向系统，如会议室位置标志、导向标志、楼层分布平面示意图、会场分布平面示意图等。引导标识和指示牌应符合GB/T10001.1的规定；

——监控系统，且设备安装于所有出入口、主要通道等位置；

——有特殊要求的，配置文件保密柜、碎纸机、手机存放柜、手机干扰器等保密技术防护设备。

4.2.3按需提供服务物品，可包括但不限于：投影设备、幕布、写字板、音视频设备、笔盒、纸巾碟、茶具等。

4.2.4有特殊要求的，可租赁与机关会议规模、规格相适应的场所及设施。

4.3人员

4.3.1建立机关会议服务组织机构，配置会议预订员、会议主管、技术人员和服务人员等，明确岗位，制定岗位职责及说明书。岗位设置及其职责见附录A。

其中，选聘服务人员应考虑以下方面：

——文化教育程度；

——年龄、身高、形象、气质；

——沟通表达、随机应变能力；

——工作技能；

——其他行为素质。

4.3.2定期开展持续、系统的培训，并做到内容充实，方式多样。

培训内容可包括但不限于：

——机关会议服务的理论知识；

——仪容、仪态、言谈举止等，机关会议服务人员礼仪要求见附录B；——保密政策文件及相关制度；

——安全管理与安全检查；

——技术人员专业技能；

——服务人员服务技巧；

——应对会议突发事件处理能力；——普通话及外语运用能力等。

培训方式可包括但不限于：——聘请专业机构培训；

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——组织内部指导和实训；

——定期进行演练、考试。

4.3.3服务人员应经培训考核合格后方可上岗。

4.4安全

4.4.1建立健全机关会议安全管理制度和安全保卫工作方案，并建立有效的执行和监督机制。

4.4.2建立突发事件应急处置预案并有相应的处置措施。必要时，应制定专项应急预案并进行培训和演练，明确组织机构、工作职责和紧急突发事件处置程序。

应急预案涉及的范围包括但不限于：

——火灾；

——停水；

——停电；

——电梯困人；

——突发疾病；

——消防系统故障；

——地震。

4.4.3机关会议期间应加强安全巡查，发生公共突发事件时，应立即采取应急措施，并配合相关部门处理。

4.5保密

4.5.1建立机关会议保密