体系03档案管理流程—需要修订部门级档案销毁与大事记.docxVIP

体系03档案管理流程

一、档案归档要求

1、公司档案资料分为公司级档案和部门级档案两类。经营管理类（含采购类、销售类）、基建类、财务类、产品设计类、工艺技术类（含产品技术、生产工艺）、人事档案此六个类别必须进入中心档案室实行统一管理，详见《公司级档案清单》。

2、原则上，档案的保管期限分永久、长期和定期三种，定期保存需明确保存的具体年限。各部门根据法律法规、《记录控制程序》及档案有效性等方面进行确定本部门相关档案的保管期限。

3、各部门应该按公司《档案管理制度》相关要求，及时整理相关公司级档案资料，每年定期移交给中心档案室。

4、专职档案管理员于每年末对当年需进入中心档案室管理的公司级档案的移交情况进行排查，对未按时移交的责任部门督促完成移交。

二、档案移交

1、各部门对需要移交公司中心档案室的相关资料进行整理成册并制作明细清单（必要时粘贴于包装箱/包装袋），同时填写好《档案移交记录表》提交专职档案管理员。

2、专职档案管理员收到《档案移交记录表》后，到现场逐一核对记录清单与实物的一致性。若移交的档案清单与实际资料不一致时，专职档案员不接受移交。

3、现场清点核对无误后，双方共同签字并提交部门领导进行监交签字。《档案移交记录表》一式两份，移交部门和接收部门各持一份。

4、双方一起将相关档案资料搬运至公司中心档案室，由专职档案管理员放入相应档案柜进行保存。

5、档案实物接收完成后，专职档案管理员于1个工作日内完成《公司级档案台账》的更新和《档案移交登记表》的填写，并保存好《档案移交记录表》电子档及纸质文档。

三、档案保管

1、进入中心档案室的公司级档案由专职档案员实行统一保管。如相关项目未完全完成时，所有资料保存在部门，待项目完成后，再移交中心档案室。

2、专职档案管理员每周对中心档案室进行一次巡查，每月进行一次清洁并做好记录，确保档案室具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施到位。

3、专职档案管理员于每年末进行一次库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

四、档案查（借）阅

1、档案查（借）阅人填写纸质《档案查阅／外借申请表》，经审批同意后提交专职档案管理员进行查（借）阅。具体审批权限如下：

（1）查（借）阅本部门档案,需经本部门主管审批同意，如需外借到公司外使用的还需报总经理批准。

（2）查（借）阅其他部门档案，需经本部门和档案归口部门主管同时审批同意，如需外借到公司外使用的还需报总经理批准。

2、专职档案管理员须亲自陪同查（借）阅人到档案室现场查收相关档案资料，不得将钥匙交由查（借）阅人自行到档案室查找。

3、查阅完成后，专职档案管理员要及时在《档案查阅／外借记录表》登记，并保留好《档案查阅／外借申请表》纸质档。

4、外借档案使用完毕后，借阅人须及时归还中心档案室。原则上，档案外借时间不得超过1个月，确需外借1个月以上的，须报总经理批准。如借阅人员造成档案遗失的，由专职档案管理员根据《档案管理制度》相关规定进行处理（给予处罚或反向移交）。

五、档案销毁

1、销毁档案必须严格掌握，慎重从事。每年末，专职档案管理员对库藏档案进行清理核对后，对超过保存期限的档案资料造具清册，报移交部门和归口部门领导审核，总经理批准后，执行销毁。

2、档案资料销毁可采用粉碎、剪切、撕毁等方式，要确保原文件不可完整识读，并做好《档案销毁记录表》。

六、大事记编制

1、各责任部门根据《档案管理制度》相关要求，及时收集整理当年内所发生的大事记传递给专职档案管理员，详见《大事记内容》。

2、专职档案管理员于次年1月30日前统一整理汇编上年度公司《大事记》，报总经理批准后归档保管。

编制：企管部体系组王波

日期：2023年11月9日