项目入伙管理流程.docx

编号：XXDC-OP-KF-04

版本：A/0

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项目入伙管理流程

项目入伙管理流程

主责部门：成员公司客户服务部

编制人：

修订人：

审核人：

审批人：

使用说明

目的及适用范围

目的：合理地组织安排入伙工作，明确交房过程中每个环节中各个部门的分工职责，确保入伙工作顺利有序地进行。

范围：适用于公司商品房建设项目竣工验收备案后的入伙组织管理工作。

文件类型

□一级流程■二级流程□作业指引

术语和定义

入伙：指按照商品房销售合同的约定，将房产移交业主的过程。文件中未注明的，则指在一定时间范围内集中办理入伙的过程。

流程图

流程内容

入伙前期的准备工作

入伙前提：正式入伙前需取得竣工验收备案登记表。

成员公司客户服务部在交房入伙前45天，按项目物业移交管理有关规定组织项目部、工程管理部、施工单位、监理单位、物业公司进行项目的移交验收，验收完成后向物业公司移交房屋。

向业主交房前1-2个月，根据项目开发总体计划，由成员公司客户服务部牵头，组织召开交房工作会议，形成并确认交房工作计划方案，其中包括交房筹备工作小组的组成及分工。

会议参加部门：项目部、财务管理部、营销管理部、综合管理部（法务）、客户服务部、设计管理部、项目发展部、物业公司。

会议需明确交房过程中各个部门应承担的分工与职责，各部门根据工作要求提出自己的具体工作安排，最终由成员公司客户服务部编制交房入伙方案（交房工作计划方案），呈报公司领导按照《上置权责管理手册》进行审核、审批后执行。

交房入伙方案必须包括每一栋的交付日期、交付地点、每个环节的责任人、交付时应准备的资料清单、需配备的资源及其他内容等。

如因工程延期等问题造成整体延期交房的，交房工作会议必须明确提出由此对业主相关的优惠内容意见，参照上述入伙方案审核审批权限报公司领导批准执行。

根据交房工作计划方案，由客户服务部牵头统筹协调交房筹备工作小组具体落实完成交房前的各项准备工作。

成员公司客户服务部办理专项维修资金账号。

成员公司客户服务部准备《房屋质量保证书》及《房屋使用说明书》：

成员公司项目发展部负责购买《房屋质量保证书》及《房屋使用说明书》，并移交给成员公司客户服务部。

成员公司客户服务部组织设计管理部、项目部、物业公司（营销管理部）编制房屋质量保证书及房屋使用说明书的内容。

填写房屋质量保证书及房屋使用说明书。

成员公司客户服务部通知成员公司财务部准备业主接房入伙的有关票据。

成员公司客户服务部通知项目物业公司起草印制业主手册、前期物业管理服务协议及临时管理规约等资料文件；并要求物业公司对物业收费标准进行备案，同时对公共部位的装修采取保护措施。

成员公司营销管理部核查具备交房条件的业主名单，组织完成接房费用明细的计算，经财务部审核后，制作收费费用清单，并发送给成员公司客户服务部。

成员公司项目发展部应将竣工实测报告，相关契税、天然气收费标准、有线电视收费标准、收费依据（含新政策变化依据）向财务管理部、营销管理部各提供一份。

成员公司营销管理部负责依据收费标准计算接房费用明细。若此时已取得竣工实测报告，则XXDC-OP-KF-03-R03《入伙收费明细（模板）》中应包含面积差款，否则可以不包括。

成员公司财务管理部审核XXDC-OP-KF-03-R03《入伙收费明细（模板）》，签字确认后交还成员公司营销管理部。

若此时已取得竣工实测报告，成员公司营销管理部负责按照竣工实测报告将竣工面积录入销售系统软件，用于面积补差。

成员公司客户服务部安排实际入伙时间并制定入伙流程，准备好入伙需用法律依据文件。

成员公司客户服务部编制入伙通知书，并在入伙前15天向业主发放。

入伙通知书的内容包括：接房时间、接房须携带资料、委托他人接房注意事项、收房费用清单等。

入伙通知书须交成员公司综合管理部（法务）完成法律责任风险的审核。

成员公司客户服务部以公告、邮寄、短信等方式向业主发送入伙通知书。

对已发送入伙信息的业主进行确认并登记存档，作为已发送入伙通知书的依据。

通知邮寄后，做好邮寄存根的保存，并电话询问客户收件情况。

客户本人直接到公司领取入伙通知的，成员公司客户服务部应查验客户的身份证、购房合同，并要求客户签名及签署领取通知单时间。

组织布置交房现场。

入伙前，成员公司客户服务部组织成立入伙现场工作组，并策划现场安排。入伙现场工作组成员原则上应包括涉及到客户入伙的公司所有部门。具体可分为5组：接待组、验房签约组、工程组、收费组、答疑组。

成员公司客户服务部组织入伙现场工作组成员进行培训，培训内容主要包括工程、设计、销售、物业等主要问题。

成员公司客户服务部组织交房前期的实际演练。

入伙现场工作安排

集中入伙现场成立以下工作小组。

接待组：由成员公司