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会议室使用管理规定
一、目的
为进一步加强会议室的管理，明确各部门及个人使用会议室的流程和规范，特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于公司内部所有会议室的使用。
三、会议室使用规定
1.统一管理：会议室由总经办统一管理，负责协调安排使用，并承担室内卫生清洁、绿植更换、设备设施维护保养等日常管理工作。
2.申请流程：部门或个人需使用会议室时，应提前至少半天向总经办提出申请，填写《会议室使用登记簿》，经批准后方可使用。
3.会务准备：负责会务的人员需提前到前台领取钥匙，打开会议室门，并提前安装调试音响、投影等设备。
4.使用原则：会议室使用遵循“先申请后使用”的原则，按申请顺序安排。未经申请临时使用的部门或个人，需在前台登记，若与已申请的部门或个人冲突，应优先礼让已申请者。特殊情况下，使用者可自行协商调整使用顺序，总经办不参与协商。
5.紧急会议优先：遇公司级紧急或重要会议，已申请使用会议室的部门或个人在无法调换的情况下，应优先让公司级会议使用。
6.准时使用：部门及个人应按预约时间准时到达并开始使用会议室。超过30分钟未到达的，总经办有权重新安排会议室使用权。
7.按时结束：使用者应在预约时间内使用完毕，不得超时。如需延长使用，应及时通知总经办。若紧接时间段已安排给其他部门或公司级使用，超时使用的单位或个人必须离开会议室，终止使用。
8.设备爱护：使用者在会议室期间应爱护设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源或移动设备。使用后应按6S标准整理会议室（包括清洁白板、盖好白板笔、还原桌椅和设备、保持地面卫生等），离开时关闭电源、空调，锁好门窗，并将钥匙交还办公室。
9.设备不得带走：会议室内所有配置和设备不得带走。会务人员需管理和维护室内设施和物品，未经办公室同意，任何部门或个人不得将会议室设施拿出或转作他用。如因个人原因造成设备损坏，需照价赔偿。
10.禁止吸烟与乱丢物品：会议室内禁止吸烟，禁止向窗台或窗外丢弃物品。违者每次罚款50元。
11.取消申请重新申请：如部门或个人临时取消申请，再次使用时需重新申请。
四、程序
1.申请流程
1）部门或个人至前台查询会议室使用情况；
2）提出申请，经前台登记确认后记录在《会议室使用登记表》上；
3）按预约时间使用会议室。
2.使用流程
1）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；
2）部门或个人自行安排会务工作（公司级或重要接待除外）。
3.交换流程
1）使用完毕后，总经办有权检查会议室，发现未按规定使用的，要求部门或个人改正；
2）如拒绝改正，将根据本规定对责任人进行处罚：①负责会议室清洁卫生一星期；②如造成经济损失，照价赔偿；③经劝说后仍未遵守规定，将停止其继续借用会议室。
五、执行与解释
本规定自批准之日起执行，解释权归办公室所有。
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