DH-CX-MKT-002 沟通控制程序 0619.doc

北京鼎汉技术股份有限公司

文件编号：DH-CX-MKT-002

版次：A/1

沟通控制程序

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拟制部门：质量管理部市场部

北京鼎汉技术股份有限公司

沟通控制程序

文件编号：DH-CX-MKT-002

版次：A/1

实施日期：2015年5月8日

编制:臧树才

审核:陈胜权

批准:周雪冰

制（修）订记录表

序号

制（修）订日期

制（修）订版本

制（修）订内容

制（修）订人

审核人

批准人

1

2014-12-30

A/0

初稿

王舸华

代晓雪

周雪冰

2

2015-5-8

A/1

修订

臧树才

陈胜权

周雪冰

目的

对公司内外部信息的沟通进行控制，确保质量管理体系运行的有效性，并增强顾客满意。

适用范围

本程序适用于本公司内外部信息的沟通与处理的控制。

职责

3.1质量管理部负责与质量管理体系运行有关的内部信息以及产品在外部出现质量问题的闭环管理。

3.2市场部门负责与顾客有关的外部信息的归口管理。

3.3公司各部门负责职责范围内信息的传递与沟通。

3.4各部门和各车间负责相关紧急信息的处理。

控制程序

职责

流程

说明

输出

相关文件

相关

部门

分类信息

分类信息

4.1信息的分类

4.1.1外部信息

a)国家、行业、省及市质量技术监督部门、认证机构等监测、检查或审核的结果及反馈的信息；

b)政策法规标准类信息：法律、法规、条例、产品标准等；

c)相关方（顾客、供方、计量监测部门、媒体）反馈的信息及其投诉等；

d)各部门直接从外部获取的有关质量改进技术，质量管理等方面的信息。

4.1.2内部信息

a)质量方针（目标）、质量统计指标完成情况，内部审核与管理评审报告以及质量管理体系运行的其他记录等；

b)不符合信息（潜在），内部审核不符合报告，纠正措施计划，预防措施计划等；

c)质量问题反馈包括不合格品报告，出现重大质量事故等情况下的信息和记录；

d)其它内部信息，如员工的建议等。

工作联络单

会议纪要

各部门

收集、处理内外、部信息

收集、处理内外、部信息

4.2信息的收集、处理与沟通方式

信息可以采用书面资料、公司例会、专题会、质量记录、公告栏、内部刊物、会议纪要、工作联络单、OA系统等沟通方式予以传递。

4.2.1外部信息的收集与处理

a)质量管理部负责对省及市质量技术监督部门、认证机构检查的结果及反馈的信息进行收集，并传递到有关部门。当监测或审核结果出现不符合情况时，由质量管理部组织协调有关部门整改。

b)政策法规、技术文件、技术标准等资料信息，由供应链生产技术部、供应链工艺部、研究开发部、市场部负责收集、更新、整理、传递；

c)供应商管理部及采购履行部负责与原材料、外协件供方进行信息沟通，收集并传递其产品质量有关信息；

d)总裁办公室负责与上级主管部门、媒体、网络等的沟通，收集和传递相关的信息。

e)各部门直接从外部获取的其它类信息，如顾客要求、质量改进技术、质量管理信息等，应及时反馈到负责部门，由其负责分类和整理，根据需要传递到工厂相关部门进行处理。

4.2.2内部信息的收集与处理

a)正常信息的处理：

i．总裁每年年初向各部门传达公司的使命、愿景，经营方针等。传达公司对质量管理的意见、要求和改进，明确公司每年工作重点。

ii．管理者代表定期组织质量联席会议，回顾上期质量目标及KPI指标的达成情况。收集并沟通关键质量问题发生的原因，进行会议决策，形成预防措施，并在下次会议前跟踪并落实。对客户投诉、交付与服务部提供在安装、调试、维护期间发生的重大质量问题，组织原因分析并形成会议决策制定预防措施，改善并提高产品质量。

iii.管理评审、内部质量管理体系审核属于内部沟通手段，最高管理者和各部门必须严格按《管理评审控制程序》、《内部审核控制程序》执行工作。

iiii.各部门依据程序文件的规定直接收集并传递日常信息；

b)不符合（潜在）信息的处理按《纠正预防措施管理程序》执行。

c)紧急信息（如出现重大质量事故时）按《客户满意度测量程序》中‘顾客投诉、运行及交验设备质量问题处理工作程序’执行；当时间紧迫时，有关人员可以通过电话、传真、电子邮件等方式与相关负责人联络，使质量问题得到及时处理。

d)其它内部信息，可由各部门网络信息员通过工厂OA系统公共信息栏进行发布。各单位网络信息员应及时收集、整理与本单位有关的信息，并进行有效的传递和处理。

4.2.3外部信息的收集与处理

外部信息沟通管理工作由市场部负责。市场部下属系统部及各分公司要严格执行信息反馈制度。销售人员在日常工作中发现的问题及时反映到市场部，以便公司针对市场动向做出迅速调整。市场部