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印章及证照使用管理办法

编号：

版本：

V1.0

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审核：

批准：

日期：

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修订记录 3

第一章总则 4

第二章印章的管理 4

第三章证照的管理 8

第四章附则 9

湖北融信押运保安服务有限公司

湖北融信押运保安服务有限公司

修订记录

发布日期

修订内容

版本

参与人员

首次制订

1.0

编制：

审核：

批准：

第一章总则

第一条目的

为保证公司印章及证照使用规范、合法、安全，切实维护公司利益，特制订本制度。

第二条适用范围

适用于京蓝股份（云南）有限公司全体员工。

第三条印章及证件的种类

1、印章的种类：

公司公章、法人印章、公司合同专用章、财务专用章、部门章等。

2、证照的种类：

企业营业执照，公司相关业务资质证等生产经营过程中所需的企业证件及个人证件。

第四条职责

1、行政部是公司所有印章、证照的管理部门，负责印章、证件的保管和使用管理。

2、印章及证照必须由公司行政管理人员保管，并签订《印鉴证照监管责任状》（附件1）。

3、行政部负责印章的刻制、发放、停用、收回和销毁。

4、行政部负责制定、修订公司印章、证照管理的规章制度。

5、行政部负责对印章、证照使用的规范性进行监督，并处理违规行为。

6、印章证照保管人负责对加印内容及用证事宜进行监督，严格按照制度中的审批权限、流程和规定执行，对不符合公司标准流程及手续的用印及证照要求有权拒绝，若仍违规操作，将追究申请人及保管人的法律责任。

7、印章证照保管人及申请审批人均为审批事项的责任人，并承担相应法律责任。

8、获得印章使用或保管的职能部门，其部门经理为所授权（申领）印章的直接管理责任人，对印章使用和保管承担监管责任。

9、印章的直接管理责任人及保管人应保证印章使用的合规性（符合本制度要求），如管理责任人或保管人发生变更时，须第一时间提交行政部办理备案变更手续。

第二章印章的管理

第五条印章的刻制

1、申请刻制印章的操作流程：

需刻章部门提出申请——部门负责人意见——行政部意见——总经理意见——董事长——行政部办理、备案

2、印章的发放程序为：

申请刻章审批后，须填写《印章使用授权书》（附件2）和《证照、印章保管人备案表》（附件3）后方可领用。

3、领用部门必须对印章的使用和管理负责，严格按照授权书中明确的印章使用范围进行用印。

4、如印章在使用过程中需变更使用范围，则需重新填写《印章使用授权书》，由部门经理、主管领导审核，总经理或董事长审批后，方予执行。

5、任何部门或个人均不允许私自刻制与公司业务相关的印章，否则予以辞退处理，公司保留追究其法律责任的权利。

第六条用印申请

1、印章（非合同章类）使用申请

公司各部门使用印章申请：均须在OA系统内进行申请（“子公司印章使用申请”），并经部门负责人、总经理或董事长批准后方可用印，各部门申请用印的内容需以附件的形式添加在OA流程上以便审核，审核通过后，由印章保管人进行登记、打印、盖章并寄出。

2、合同章使用申请

通过OA平台申请“合同审批”流程，流程审批完毕后，方可用印。

3、用印完毕，申请人须填写《印章使用登记表》（附件4）并签字确认。

第七条用印审批权限：

印章

用印类型

用印文件种类（包括但不限于）

最高审批人

公章

（含合同专用章）

企业对外

文件

企业登记、变更、资质、证照、印章刻制、财务审计报表等

董事长

董事会决议、公司对外函件、法律文书（包括但不限于向仲裁机构、法院、相关政府部门提交文件）业务合同、商务经济合同、项目投资文件、法人授权委托、招投标项目等

董事长

财务类相关材料（如申请授信额度，银行借款，按揭银行选择，开立/撤销银行账户，汇票，保函等相关材料等）

董事长

一般申请、报告、介绍信、完工单、委托书、授权书、通知、测评文件等

总经理

企业对内

文件

制度、公告、经营计划等

董事长

劳动合同、招聘合同，社保公积金、培训协议、员工证明等

总经理

法人印章

仅财务资料

董事长

财务印章

财务相关资料

财务负责人

以上审批权限，董事长授权指定人代为行使审批职责的除外。

第八条盖章文件不得为空白文件，或文件中有空白处必须填充“/”，否则将不予受理。

第九条盖印应清晰端正，“齐年盖月”，并盖在材料字迹上，合同等多页材料应加盖骑缝章，不得在空白处盖印。

第十条公章私用及未按审批流程使用属严重违纪行为，将予解除劳动合同处理，对公司造成损失的，应赔偿公司损失并承担相应的法律责任。

第十一条如遇领导外出无法及时批复，因工作需要急需加盖印章的，部门经理以电子信息形式（短信、微信、邮件等）报行政部，行政部以电子信息形式向公司领导请示并获得批准后，由申请人先提交钉钉流程申请，做好相关登记后，可先予办理盖章事宜