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采购合同履行与争议解决制度

#采购合同履行与争议解决制度

##一、目的

为加强公司采购合同的履行管理，确保采购活动顺利进行，保障公司合法权益，规范采购合同履行过程中的争议解决流程，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购合同的履行与争议解决相关事宜。

##三、职责分工

1.**采购部门**：负责采购合同的签订、跟踪履行、协调相关部门解决履行过程中的问题。

2.**法务部门**：对采购合同进行法律审核，参与争议解决过程，提供法律支持和指导。

3.**财务部门**：负责采购款项的支付审核与管理，协助处理与财务相关的争议事项。

4.**使用部门**：负责验收采购物资或服务，反馈使用过程中的问题，配合采购部门处理合同履行事宜。

##四、采购合同履行

1.**合同交底**：采购合同签订后，采购部门应及时向相关部门进行合同交底，明确各部门在合同履行中的职责和要求。

2.**履行跟踪**：采购部门应定期跟踪采购合同的履行情况，建立合同履行台账，记录合同执行进度、交付情况、付款情况等信息。

3.**交付与验收**

-供应商按照合同约定交付物资或服务时，使用部门应按照合同要求进行验收，出具验收报告。

-验收过程中如发现物资或服务不符合合同约定，使用部门应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商沟通解决。

4.**付款管理**

-财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请，确保付款金额、付款方式、付款时间等符合合同约定。

-对于预付款项，采购部门应跟踪供应商的履行情况，确保预付款项的安全。

##五、争议解决

1.**争议预防**：在采购合同签订前，法务部门应协助采购部门对合同条款进行审核，明确双方权利义务，避免因合同条款不清引发争议。

2.**争议处理流程**

-**协商解决**：合同履行过程中发生争议，采购部门应首先与供应商进行协商，寻求解决方案。协商过程应形成书面记录。

-**调解解决**：如协商不成，经双方同意，可邀请第三方机构进行调解。调解达成协议的，双方应签订调解协议。

-**仲裁或诉讼**：如协商、调解均无法解决争议，公司应根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，法务部门应主导相关工作，采购部门及其他相关部门应积极配合。

##六、内部评审

1.本制度初稿完成后，由制度起草小组组织内部评审。评审人员包括采购部门、法务部门、财务部门、使用部门等相关人员。

2.内部评审主要对制度的合理性、可行性、完整性进行审查，各部门应结合自身工作实际提出意见和建议。

3.根据内部评审意见，对制度进行修改完善，形成送审稿。

##七、法律审核

1.将制度送审稿提交给公司法律顾问或外部专业律师进行法律审核。

2.法律审核主要审查制度是否符合法律法规的要求，是否存在法律风险。

3.根据法律审核意见，对制度进行进一步修改完善。

##八、相关部门反馈及多轮修改

1.将修改后的制度再次征求相关部门的意见和建议，确保制度充分考虑各部门的实际需求和操作流程。

2.对各部门反馈的意见进行整理分析，针对合理意见进行修改，形成制度草案。

3.经过多轮反馈和修改后，确保制度内容准确、清晰、具有可操作性。

##九、实施计划

1.**制度发布**：制度经审批通过后，以公司正式文件的形式发布，明确制度的生效日期。

2.**培训宣贯**：在制度发布后的[X]个工作日内，组织相关部门人员参加制度培训，确保员工熟悉制度内容和操作流程。

3.**试运行**：制度发布后，设定[X]个月的试运行期。在试运行期间，密切关注制度的执行情况，收集反馈意见，及时解决出现的问题。

4.**正式运行**：试运行期满后，对制度进行评估总结，如无重大问题，制度正式全面运行。

##十、培训方案

1.**培训目标**：使员工了解采购合同履行与争议解决制度的重要性，熟悉制度的具体内容和操作流程，提高员工在采购合同管理方面的法律意识和业务能力。

2.**培训对象**：采购部门、法务部门、财务部门、使用部门等相关人员。

3.**培训内容**

-采购合同履行与争议解决制度详细解读。

-相关法律法规及行业标准介绍。

-实际案例分析，讲解制度在实际工作中的应用。

4.**培训方式**

-集中授课：邀请内部专家或外部讲师进行集中讲解，使员工系统学习制度内容。

-线上学习：通过公司内部培训平台，提供制度文档、视频教程等学习资料，方便员工随时学习。

-模拟演练：组织模拟采购合同履行与争议解决场景，让员工在实践中熟悉操作流程。

5.**培训时间安排**

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